Vedení záznamů je to, na co většina lidí, s výjimkou účetních, neradi myslí, natož aby byla zaneprázdněna. Ten nepořádek s těmi fakturami, účtenkami atd., To by mělo být jednodušší, že? Naštěstí to může udělat také přechodem na digitální účetnictví.
Pro mnoho lidí, včetně autora tohoto článku, je to docela překážka přechodu na digitální správu. Absolutně však doporučujeme, abyste to udělali. Není to složité a ušetří vám to tolik času poté. Pomůžeme vám na vaší cestě a hned vám dáme první tip: přepněte na začátku nového finančního roku, což je mnohem jednodušší než v polovině roku.
Účetnictví versus správa
Pojmy účetnictví a administrativa se často používají zaměnitelně. Není to praktické, protože jsou to dvě úplně jiné věci. Správa je uchovávání vašich faktur, příjmů, jinými slovy příchozích a odchozích položek. Účetnictví je správné účetnictví pro daňové úřady, uplatňování předpisů atd. Tento článek je o digitalizaci vaší správy. Nejsme účetní, takže vám nemůžeme pomoci s věcnou stránkou věci, ale můžeme vám pomoci s technologií. Občas vysvětlíme něco podstatného, ale pokud opravdu vůbec nerozumíte ničemu o účetnictví a správě, je pohodlnější to udělat společně s někým jiným.
01 účetní
Toho jsme se již dotkli v poli Účetnictví versus správa: nejsme účetní. Při konfiguraci digitální správy je třeba zadat důležité věci, například počáteční zůstatek. Jedná se o otázky, které jsme jednoduše konzultovali s naším účetním. Pokud víte vše o účtech hlavní knihy, provizorních položkách, změnách atd., Pak můžete toto vše zadat sami. Pokud ne, může být rozumné poradit se s účetním. Po dokončení konfigurace účetního balíčku nemusíte okamžitě předat celé své účetnictví, ale můžete je požádat, aby zkontrolovali, zda jste vše nastavili správně. Mimochodem, vždy doporučujeme každému najmout si účetního, skutečnost, že platí sám za sebe, není absolutně žádný mýtus. Na webu Business Growth najdete praktického průvodce, jak najít dobrého účetního.
02 Výběr účetního balíčku
Výběr účetního balíčku je důležitým krokem. Budete s ním však muset pravidelně pracovat, takže je důležité vybrat si balíček, který vám nejlépe vyhovuje. Testovali jsme jich nemnoho a pokud jde o nás, existují dva opravdu dobří kandidáti: Exact Online a e-Boekreken.nl. Exact Online je nejkomplexnější balíček, ale také mnohem komplikovanější a dražší. e-Boekouden.nl je o něco přátelštější, nabízí vám vše, co potřebujete, a je mnohem levnější. Službu lze navíc snadno integrovat například do vašeho webového obchodu (i když je to příliš rozsáhlé na to, abychom ji popsali v tomto článku. Z těchto důvodů jsme jako příklad pro tento základní kurz vybrali e-Boekouden.nl. vybrat si vlastní balíček.
03 Digitální účtenky
Digitální účetnictví samozřejmě také znamená, že musíte digitalizovat všechny své příjmy. Balíček, který v tomto kurzu používáme, zahrnuje aplikaci, která skenuje účtenky, ale pokud použijete jiný balíček, který žádný nemá, doporučujeme použít Turboscan (jak v obchodě Google Play, tak v Apple App Store). Díky této aplikaci můžete snadno naskenovat své stvrzenky a poté je uložit do cloudu. Malý tip: Naučte se skenovat stvrzenky okamžitě, jakmile je obdržíte. To může v obchodě vypadat trochu divně, ale zajišťuje to, že o potvrzení už nikdy nepřijdete. Udržování aktuální správy se navíc stává hračkou, protože na konci čtvrtletí již nemusíte skenovat všechny své příjmy. Aplikace stojí statný dolar na 7 eurech, ale stojí to za to.
04 Zaregistrujte se
Většina účetních balíčků vám nabízí bezplatné zkušební období, takže si balíček můžete vyzkoušet ve svém volném čase a zjistit, zda vám vyhovuje. Určitě doporučujeme, abyste jej použili. Vybrali jsme si e-Boekhouding.nl, protože si myslíme, že toto je balíček, který vyhovuje většině lidí, a protože se nám líbí rozhraní, ale neváhejte hledat balíčky online účetnictví a vyzkoušet několik. V našem příkladu procházíte webem www.e-boekreken.nl, kde poté kliknete Vyzkoušet kliknutí. Poté si vytvořte účet, jako byste vytvořili na jakémkoli jiném webu. Web si můžete vyzkoušet po dobu 14 dnů, poté vás bude stát 7,95 měsíčně za základní předplatné a 5,95 měsíčně za modul fakturace (což důrazně doporučujeme).
05 Videa nápovědy
Jedním z důvodů, proč se nám balíček e-Boekouden.nl tak líbí, je to, že web je nabitý videi, která vám pomohou konfigurovat vaši správu digitálně. Mimochodem, víme, jak to obvykle chodí: chcete začít a nemáte chuť nejprve sledovat nejrůznější videa. Uvědomte si však, že jde o vaši správu, něco, co chcete mít dobře organizované, protože vám to ušetří mnoho hodin práce. Samozřejmě vysvětlíme, jak fungují základy, ale videa jdou hlouběji do této záležitosti, a proto jsou velmi poučná. Přihlaste se na web a klikněte vpravo nahoře Podpěra, podpora. Otevře se nové okno, ve kterém kliknete na Video tréninky. Zde najdete všechna videa, která potřebujete, abyste lépe pochopili, jak stránka funguje.
06 Počáteční rozvaha
Okamžitě začínáme s nejtěžší částí: počáteční váhou, kterou najdete přes Správa / počáteční zůstatek. Toto je v podstatě souhrn všech finančních aspektů, které tvoří vaši společnost: příjmy, výdaje, pohledávky, ... Pokud nemáte tušení, o čem mluvíme, pravděpodobně už používáte účetního (protože to je také součástí vaše analogová správa) a můžete od něj tyto informace požadovat. V každém případě je nezbytné, aby se součet levého a pravého sloupce (tj. Aktiv a pasiv) rovnal. Ale než to budete moci vyplnit, musíte si nejprve nastavit účty hlavní knihy.
07 Nastavení účtů hlavní knihy
Nenechte se zastrašit slovem, jako je účet hlavní knihy. Správu nejlépe uvidíte jako velkou skříň se zásuvkami. Každá zásuvka představuje část vaší společnosti, například váš bankovní účet (platební metoda), předplatné něčeho (zisk a ztráta), váš inventář (zůstatek) atd. Zásuvka na slovo vás pravděpodobně nebude stresovat a účet hlavní knihy je přesně stejný. Pro vaši online správu je proto důležité, abyste zmapovali všechny prvky vaší společnosti. klikněte na Řízení a pak dál Účty hlavní knihy. Vidíte zde spoustu „zásuvek“, z nichž většinu nikdy nevyužijete. Zjistěte, zda můžete do jedné z těchto zásuvek vložit všechny náklady a přínosy vaší společnosti. Pokud ne, vytvořte si novou zásuvku nebo účet hlavní knihy sami.
08 Vytváření vztahů
Pro vaši správu je samozřejmě důležité vědět, od koho jste peníze dostali a komu jste peníze zaplatili. Z tohoto důvodu je nutné vytvářet vztahy. Uděláte to kliknutím na horní část Vztahy a pak dál Přidat v levém podokně. To je docela jednoduché, týká se to pouze všech kontaktních údajů příslušného zákazníka nebo klienta.
09 Vytváření produktů
Předpokládejme, že vás nyní požádáme o vytvoření faktury, pak pravděpodobně jednoduše zadáte, co jste udělali a kolik to stojí. To je stejné v digitálním účetnictví, až na to, že účetní balíček chce vědět, kde musí být stržen určitý produkt nebo služba. K tomu vytváříte produkty. klikněte na Fakturace a pak pod Produkty a služby na Přidat. Nyní musíte zadat kód služby nebo produktu (můžete si to představit sami) a popis (například: DVD). Pak si jednu vyberete Jednotka, v našem případě Kus. Pokud potřebujete jednotku (např Slovo pokud píšete články a dostáváte platby za slovo) dosud neexistuje, můžete je vytvořit pod nadpisem Jednotky doleva. Pokud je to možné, zadejte kupní cenu a prodejní cenu bez DPH. Vyberte sazbu DPH a prodejní cena včetně DPH se okamžitě zobrazí. Včela Counter účet vyberete, do které „zásuvky“ tento produkt patří. Může to být velmi obecné (obrat skupiny 1) nebo velmi konkrétní (DVD). I když musíte nejprve vytvořit účet hlavní knihy pro DVD. Praktická věc nyní je: DPH je automaticky umístěna do „zásuvky“, která má být zaplacena.
10 Odesílání faktur
Proto používáte produkty, které vytvoříte během fakturace. V nabídce nahoře klikněte Fakturace a pak dál Přidat. Vyberte relaci a vyplňte příslušné informace. Poté klikněte na Přidejte produkt / službu. Když nyní kliknete do horního pole, můžete přidat jeden z nakonfigurovaných produktů. Nyní můžete okamžitě zjistit, proč je to užitečné, všechny relevantní informace se zadají okamžitě (lze je však změnit, pokud se například liší cena). Tímto způsobem přidáte řádek pro každý produkt nebo službu. Až budete hotovi, fakturu uložte a můžete ji odeslat. e-Boekouden.nl k tomu nabízí všechny druhy šablon.
11 Zadávání účtů / příjmů
Kromě příjmu máte také výdaje. Tuto rezervaci si můžete rezervovat kliknutím na kartu na webu Účetnictví a pak dál Faktury. Včela Typ rezervace Vyberete si? Přijatá faktura. Vyberte obchodního partnera a vyplňte údaje na faktuře (včetně správného offsetového účtu). V případě potřeby klikněte na Přidávání souborů pokud chcete nahrát fakturu. U účtenek není vhodné používat vztahy, koneckonců, někdy si něco koupíte v knihkupectví, to není okamžitě vztah. Potvrzení navíc nemají číslo faktury. V takovém případě klikněte na Výpis / potvrzení v levém podokně. Vyberete si typ rezervace Utrácet peníze a s Účet uvedete, ze kterého účtu jste to provedli. Nyní můžete také vidět: pokud máte více bankovních účtů, je také vhodné vytvořit několik účtů hlavní knihy. klikněte na Uložit zpracovat potvrzení. Když si stáhnete aplikaci e-Boekouden.nl, můžete také přímo naskenovat účtenky a nahrát je ze smartphonu.
12 Import transakcí
Odeslané a přijaté faktury jste vložili do digitální správy. Nyní je důležité je propojit se skutečnými mutacemi na vašem bankovním účtu. Důvodem je vaše rovnováha, která, jak název říká za vše, musí být v rovnováze. Za každou zaslanou fakturu za deset eur musí být platba deset eur a za každých pět eur, které utratíte, musí být potvrzení o pět eur. Proto se chystáte rezervovat tyto věci proti sobě. Nejjednodušší způsob je exportovat bankovní výpisy ze stránek vaší banky (každá banka vysvětlí postup) a poté kliknout Import pod nadpisem Enter (tab Účetnictví). Nahrajte soubor, vyberte přidružený bankovní účet a klikněte na Dále. Po zpracování souboru klikněte na Přejít na nezpracované řádky příkazů. Zde uvidíte všechny změny na vašem bankovním účtu, které ještě nejsou propojeny, například faktury. U každé mutace můžete nyní přesně určit, ke které části patří. Například je vystavena faktura nebo potvrzení o každém výdaji a všech příjmech.
Odkazy
V zásadě můžete dělat vše ve svém účetním balíčku ručně, ale pod nadpisem Správa máte také možnost vytvořit všechny druhy odkazů. Například můžete nejprve vytvořit odkaz se svým účetním, aby měl přístup k vaší správě a použít ji k odeslání vašeho prohlášení, ale můžete také vytvořit odkaz s vaší bankou, abyste nemuseli ručně importovat a exportovat vaše transakce pokaždé. Zde také najdete odkaz na váš webový obchod, takže můžete automaticky zadávat faktury objednávek do svého digitálního účetnictví. Není to příliš obtížné a na stránce podpory najdete rozsáhlé vysvětlení toho, jak to celé funguje. Proto vám doporučujeme, abyste si je absolutně prozkoumali.
