Jak

Toto je nejlepší způsob archivace e-mailů

Ať už si chcete všechny příchozí a odchozí e-mailové zprávy ponechat z obchodních důvodů nebo jen z nostalgie, ponechat je všechny ve svých aktivních schránkách není příliš praktické. Naštěstí existují řešení pro zálohování nebo archivaci vašich zpráv, přičemž MailStore Home je jedním z nejflexibilnějších.

Několik stovek zpráv ve vaší doručené nebo odchozí zprávě je stále zvládnutelné, ale když počet zpráv dosáhne tisíců, rychle to bude matoucí. Raději se těšte na bezproblémovou strategii zálohování nebo archivace.

Samozřejmě nemůžeme pokrýt všechny známé e-mailové služby a klienty, a proto jsme pečlivě zvážili výběr: MS Outlook a Gmail. Nejprve se podívejme na některé základní zálohovací nástroje a vestavěné možnosti archivace. Na řadě je pak výkonný nástroj pro zálohování a archivaci MailStore Home, který zvládne celou řadu e-mailových klientů a služeb.

01 Zálohy aplikace Outlook

I když můžete ručně zálohovat e-maily aplikace Outlook - můžete dokonce jednoduše přetáhnout výběr e-mailů do složky na disku, aby skončily v souboru zprávy - ale to je docela pracné. Naštěstí existuje nástroj, který automatizuje celý proces zálohování: Safe PST Backup. Placená verze stojí 29,96 EUR, ale s bezplatnou verzí můžete jít také dlouhou cestu. Hlavním omezením druhé možnosti je, že můžete zálohovat pouze jeden profil aplikace Outlook.

Stáhněte a nainstalujte nástroj. Při prvním spuštění vás program vyzve k zadání záložní složky, po které kliknete na tlačítko Spusťte zálohování může stisknout. Soubory pst přidružené k vašemu profilu aplikace Outlook budou nyní zálohovány. Kromě e-mailů obsahuje taková záloha také kontakty a kalendáře.

Ve výchozím nastavení se zálohování provádí každou hodinu. Přes Možnosti / Plán můžete tuto frekvenci upravit nebo zvolit Ručně.

Pokud dojde k poškození vašeho původního souboru pst, jednoduše jej nahraďte zálohovanou kopií. Správné umístění v Outlooku najdete přes Nastavení souboru / účtu (2x) / Datové soubory.

02 Zálohy Gmailu

Existuje několik způsobů, jak zabezpečit vaše zprávy z Gmailu. Službu můžete například nastavit tak, aby okamžitě předávala všechny příchozí zprávy do poštovní schránky jiné poštovní služby. Nebo použijete recept IFTTT k odesílání zpráv nebo příloh do služby cloudového úložiště, jako je Dropbox nebo Google Drive (například). S bezplatnou verzí Spinbackup můžete zabezpečit celkem až 4 GB e-mailových zpráv s denní frekvencí zálohování a silným šifrováním AES.

Šikovnou alternativou je UpSafe. Nainstalujte nástroj a spusťte jej. klikněte na Přihlaste se pomocí Google, přihlaste se pomocí svého účtu Google a stiskněte Dovolit. Až pro vás Spusťte zálohování nejprve otevřete Možnosti zálohování. Zde určíte, které e-maily chcete do zálohy zahrnout. Děláte to na základě kritérií, jako je Datum odeslání, Z obsahuje a (výběrem z) letáky. Podobné možnosti jsou k dispozici na kartě Archivace, ale v tomto případě budou zálohované zprávy odstraněny z vašeho účtu Gmail. Na kartě Úložný prostor vyberte vhodné umístění úložiště v počítači. Po bezplatné registraci také přichází možnost Vytvořte plán available: a kind of short to the Windows Task Scheduler with which you can indicate exactly when and how often you want such a backup.

Mimochodem, UpSafe poskytuje podobný nástroj pro MS Outlook.

03 Archivace aplikace Outlook

Samotný Outlook 365/2016 poskytuje poměrně základní archivační funkci prostřednictvím složky pošty Archiv. V zásadě nemusíte dělat víc, než vybrat příslušné e-maily ve (například) ve svém Doručená pošta, stisknutím klávesy Backspace a karty Start tlačítko Archivace tlačit. Nebo jednoduše přetáhněte svůj výběr do archivní složky. Přes Soubor / Nástroje / Nastavit složku archivu můžete pro to volitelně nastavit jinou složku.

Chcete-li automatizovat proces archivace, přejděte na Soubor / Možnosti / Pokročilé. Stiskněte tlačítko zde Nastavení automatické archivace a proveďte požadovaná nastavení. Například určíte frekvenci (standardní Každých 14 dní) a umístění složky archivu (soubor .pst) Přesunout staré položky do. Stiskněte tlačítko Použít toto nastavení na všechny složky a potvrďte pomocí OK. Nebo můžete být selektivnější: klikněte pravým tlačítkem na jeden poštovní složka, Vybrat Vlastnosti a otevřete kartu Automatický archiv. Vyberte možnost Archivujte položky v této složce s výchozím nastavením nebo Archivujte tuto složku s následujícím nastavením pokud se chcete odchýlit od svých standardních pravidel.

04 Archivace Gmailu

Když zaškrtnete e-maily v doručené poště v Gmailu a poté v horní části Archivace výběr pošty zmizí z vaší doručené pošty. Najdete jej ve složce Všechny e-maily (v případě potřeby nejprve klikněte sem Více). Chcete-li obnovit zprávy do Doručené pošty, znovu je vyberte a klikněte nahoře Přesunout do doručené pošty.

Tuto archivaci můžete také automatizovat vytvořením filtru. Jít do Nastavení a vybrat Filtry a blokované adresy / Vytvořit nový filtr. Zadejte požadovaná kritéria, klikněte na Vytvořit filtr a zaškrtněte Přeskočit doručenou poštu (archiv) Na. Potvrďte pomocí Vytvořit filtr.

05 MailStore Home

Jedním z nejflexibilnějších řešení pro účely zálohování a archivace různých e-mailových programů je bezplatný MailStore Home. Spusťte soubor exe a nainstalujte nástroj (přes Nainstalujte do tohoto počítače) nebo vyberte přenosnou verzi (přes Nainstalujte přenosnou verzi na jednotku X.). Druhá možnost může být užitečná, například pokud chcete pravidelně kompilovat svůj e-mailový archiv ze schránek z různých počítačů. Nebo když chcete exportovat importovanou poštovní schránku do poštovního klienta na jiném zařízení (číst: migrovat).

O něco později můžete začít. Klikněte do levého okna Osobní archiv, pak se ukázalo, že je prázdný. Logické, protože musíte nejprve Archivujte e-maily a uděláte to s možností stejného jména ve stejném okně.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found