Sledovat všechny příjmy a dopisy, které přijdou, je docela práce. Často to všechno končí velkou hromadou. Nemluvě o všech těch fotkách ukrytých hluboko v podkroví. Čas na podzimní úklid: zbavte se toho papíru! Pomůžeme vám vnést do chaosu digitalizaci účtenek, dopisů a fotografií.
Tip 01: Co digitalizovat?
Než začneme, určíte přesně, co chcete digitalizovat. Dobrým počátečním krokem je například uložení účtenek a faktur: chcete si je ponechat několik let, abyste na ně měli stále záruku, ale jejich fyzické uložení po několik let může být obtížné: můžete snadno ztratit je. Dopisy můžete také digitalizovat. Je třeba uchovávat důležité dopisy a papíry, ale ani udržování všeho na hromádce není skvělé. A pokud tyto dokumenty naskenujete, můžete také mnohem snáze prohledávat texty. A chcete také digitalizovat své fotografie? Pokud máte ve fotoknihách hodně starých fotografií, může být hezké mít je digitálně, abyste je mohli sdílet s ostatními a sestavovat nové fotoknihy. Totéž platí pro negativy, budeme s nimi také pracovat. Nejdůležitější bude digitalizace fotografií.
Jakmile určíte, co chcete digitalizovat, nejprve seřaďte hromádky: vše seřaďte a okamžitě zahoďte nedůležité papíry.
Nejjednodušší způsob, jak digitalizovat účtenky, je chytrý telefonTip 02: Účtenky
Nejjednodušší způsob, jak skenovat účtenky, je chytrý telefon. Tímto způsobem můžete naskenovat účtenku ihned po zakoupení, abyste na ni nezapomněli a aby byla trvale uložena. Existuje spousta aplikací pro skenování účtenek: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, aplikace Apple Notes a další. Samozřejmě můžete účtenku pouze vyfotit, ale výhodou takové aplikace pro skenování (viz tip 5) je, že vyřízne účtenku a zobrazí ji o něco lépe. Potvrzení se poté uloží také jako soubor PDF, který je pro dokumenty vhodnější než například jpg nebo png. Důležitým problémem s účtenkami je, zda je stále nutné uchovat originál. Bohužel to není vždy jasné. Existuje velká šance, že obchod není obtížný, ale obchod by to mohl udělat. To je hlavně případ účtenek bez jedinečného sériového čísla, protože pak nelze určit, zda jste je tam koupili nebo ne. V zásadě nemusíte doklady s takovým jedinečným pořadovým číslem uchovávat na papíře. Pro jistotu se obraťte na obchod!
Tip 03: Dopisy
Digitalizace písmen je nejlepší u skeneru, protože se smartphonem máte rychle problémy s čitelností. Se skenerem to zabere více práce, ale velkou výhodou je, že mnoho skenerů má software ocr pro rozpoznávání textů, viz tip 6. Pokud máte skener vše-v-jednom nebo samostatný skener, můžete jej samozřejmě použít. Pokud ještě žádný nemáte a hledáte skener, můžete se podívat například na Fujitsu ScanSnap. Funguje rychle a je malý a přenosný, takže jej můžete dát kamkoli.
Mnoho moderních skenerů má integraci se službami cloudového úložiště, takže můžete skenovat přímo do cloudu bez kabelu. Poté synchronizujete soubory na počítači a můžete s nimi pokračovat v práci.
Tip 04: Fotografie
U fotografií je kvalita digitální verze mnohem důležitější. Fotografie můžete skenovat pomocí smartphonu, například pomocí aplikace Google FotoScan, viz tip 5. Kvalita a flexibilita nastavení je však u skutečného skeneru často lepší. Pokud chcete digitalizovat negativy, existují speciální skenery. Můžete se také podívat na aplikaci jako FilmLab. Tato aplikace slibuje, že převede negativy na krásné fotografie, ale v době psaní není zatím k dispozici žádná veřejná testovací verze.
Tip 05: Aplikace
Nejprve začneme se smartphonem. Chcete-li digitalizovat účtenky, můžete na svém smartphonu použít aplikaci Office Lens. Najdete jej prostřednictvím obchodu s aplikacemi pro Android a iOS. Po instalaci otevřete aplikaci a klepněte na Povolit přístup umožnit aplikaci přístup k vašim fotkám. Poskytněte aplikaci také přístup k fotoaparátu. Pak je třeba zvolit typ dokumentu: stvrzenky jsou nejlepší volbou Dokument. Ujistěte se, že je účtenka jasně viditelná, a stisknutím červeného tlačítka pořiďte fotografii. Poté můžete příjem oříznout. Klepněte na Připraven až budete hotovi, a vyberte, kam chcete dokument uložit. To lze provést lokálně nebo v cloudu Microsoft (OneDrive nebo OneNote).
Chcete-li digitalizovat fotografie pomocí aplikace, můžete použít Google FotoScan. Je k dispozici pro Android a iOS. Chcete-li začít s aplikací, jednoduše podržte fotografie před fotoaparátem a stiskněte v aplikaci tlačítko skenování. FotoScan se automaticky otočí, ořízne a pokusí se optimalizovat barvy. Musíte jen vyfotit obrázek a zbytek se stane sám. Fotografie můžete uložit do svého oblíbeného cloudového úložiště.
Software Ocr dokáže rozpoznat texty z naskenovaných písmenTip 06: Skenování
Pokud chcete lepší kvalitu nebo například rychlou digitalizaci písmen, je lepší použít skener. Speciálně pro dopisy je užitečný ocr, software, který je standardně dodáván s řadou skenerů. Ocr znamená optické rozpoznávání znaků nebo optické rozpoznávání znaků. Tím se převede obrázek na text. Bezplatným programem, který to dokáže, je FreeOCR pro Windows. Poslední aktualizace byla bohužel provedena v roce 2015. FreeOCR si můžete stáhnout zde. Nainstalujte a otevřete program. Klikněte nahoře Otevřete PDF otevřete PDF nebo klikněte Otevřeno otevřete obrázek (například pokud jste uložili písmeno jako soubor jpg). Klikněte pravým tlačítkem na Jazyk OCR na jehla a poté klikněte na ikonu OCRtlačítko pro převod obrázku na text. Výsledek se může u jednotlivých dokumentů velmi lišit. Pokud je výsledek dostatečně dobrý, můžete jej například uložit samostatně jako soubor txt vedle skenování. Pro dosažení optimálních výsledků: ujistěte se, že skenujete v nejvyšším možném rozlišení (viz tip 7), ale mějte na paměti, že poté lze využít spoustu úložného prostoru.
Tip 07: NAPS2
Software pro skenování dodávají všichni výrobci skenerů. Pokud se vám nelíbí nebo vám chybí funkce, můžete se podívat na NAPS2. Má také vestavěný ocr. Zde si můžete stáhnout NAPS2. Otevřete soubor a dokončete postup instalace podle průvodce (výchozí nastavení je v pořádku). Poté spusťte program pomocí nabídky Start. Chcete-li skenovat, klikněte na tlačítko skenování. Zadejte název skeneru Název obrazovky a klikněte na Vyberte zařízení. Vyberte zařízení ze seznamu a klikněte na OK. Vyberte si na Formát stránky před A4 a pro Řešení zvolte dpi (viz tip 8). klikněte na OK. Poté je naskenován. Potom můžete umístit další stránku pod a znovu Skenovat tlačit. Stránka se zobrazí v okně přehledu. Pokud kliknete na PDF, sloučíte všechny naskenované dokumenty do jednoho dokumentu PDF. Poklepáním na naskenovaný dokument jej můžete upravit, například otočit nebo oříznout. Chcete-li použít ocr v NAPS2, klikněte na OCR. Poté klikněte na holandský v seznamu klikněte na zaškrtávací políčko a klikněte na Ke stažení. Po stažení zaškrtněte tuto možnost Umožněte vyhledávání souborů PDF pomocí OCR a klikněte na OK. Ujistěte se také Jazyk OCR na holandský Stát. Pokud poté uložíte dokumenty jako PDF a stisknete Ctrl + F v Adobe a vyhledáte výraz, bude nalezen, pokud bude ocr úspěšný.
Tip 08: DPI
Rozlišení skenů se zobrazuje v dpi: bodů na palec. To určuje rozlišení a tím i kvalitu vašeho obrazu. Čím vyšší dpi, tím vyšší kvalita, ale také čím déle trvá, než bude skener připraven, a tím více místa zabere skenování. Takže: příliš vysoká a musíte dlouho čekat a váš úložný prostor je tak vyčerpaný, příliš nízký a váš naskenovaný dokument je festival bloků. Obecně platí, že u dopisů a faktur je rozlišení 300 dobrou rovnováhou mezi kvalitou a rychlostí. U fotografií budete rychle chtít něco jako 600 dpi nebo vyšší. Vegetativní nebo opravdu malé fotografie, které chcete zobrazit větší, jednoduše vezměte maximální rozlišení skeneru.
Digitální poznámky
Stále něco děláme na papíře, děláme si poznámky. Zdá se, že se od toho nedostanete. Stále více notebooků má dotykové obrazovky a pomocí digitálního pera si můžete snadno dělat poznámky ve své oblíbené aplikaci, jako je OneNote nebo Evernote. Bude to trvat, než si zvyknete, psát takovým digitálním perem. Nejlepších výsledků dosáhnete - pokud hledáte nový notebook - vyberte si notebook s podporou Windows Ink, který je vhodný zejména pro použití digitálního pera. Pokud opravdu nemůžete žít bez svých papírů, můžete se také podívat na zápisník ze života, například od Moleskine. Navenek byste neřekli, že je to digitální věc: je to jen analogový papír s perem. Stále však můžete dělat poznámky na papír a poté je přenášet do tabletu nebo smartphonu pouhým stisknutím tlačítka. Zde můžete jednoduše upravit své poznámky jako text a provést úpravy. Sada inteligentního psaní Moleskine bohužel stojí kolem 230 eur.
Tip 09: Pojmenování
Po naskenování účtenky nebo dopisu zjevně nechcete, abyste je hodili do složky a už je nikdy nenašli. Soubory musíte správně uspořádat v počítači nebo notebooku. Pokud synchronizujete soubory s oblíbenou cloudovou službou, můžete je také přidat a zobrazit ze smartphonu. Věnujte pozornost zabezpečení cloudové služby, vždy používejte silné heslo a povolte dvoufaktorové ověřování.
Struktura logické složky závisí na tom, co se vám líbí. Například struktura je pro písmena rok / Měsíc (a volitelně / den), takže ve složce 2017 získáte všechny měsíce. Tip: Dejte těmto měsícům číslo, aby se ve struktuře složek zobrazovalo v pořádku, a pokud je to nutné, přidejte znovu rok, abyste měli přehled. Pokud máte spoustu souborů, obdržíte všechny dny ve složce 1. ledna. Poté je třeba přejmenovat soubor a umístit ho do struktury logické složky. Přejmenování je také něco, na co byste měli věnovat pozornost: pojmenujte své soubory jednotným názvem. Používáte-li více typů jmen zaměnitelně, bude rychlé najít soubory rychle. Přemýšlejte o tom předem: pozdější změna je hodně práce. Standardní konvence pojmenování může být company_subject.pdf pro dopisy nebo purchase_date_model_no_device_type.pdf.
Nejlepší formát souboru závisí na vašich požadavcích a schopnostech Tip 10: Typ souboru
Můžete si například zvolit různé typy souborů v softwaru pro skenování při ukládání souborů. Nejlepší formát souboru závisí na vašich požadavcích a schopnostech. Pokud máte spoustu úložného prostoru, můžete pro své fotografie zvolit tiff. Tím se zachová kvalita, protože tiff nepoužívá kompresi. Pro dopisy je vhodný pouze jeden formát: pdf. Pěkné na pdf je, že dokument může obsahovat více stránek a že formát podporuje ocr pro snadné vyhledávání souborů. Pro potvrzení můžete použít pdf nebo něco jako jpeg nebo png. Vezměte prosím na vědomí, že jpeg používá velkou kompresi, která může způsobit špatnou kvalitu. Vždy tedy otestujte, zda jsou vaše soubory stále čitelné.
Tip 11: Archivace
Chcete-li archivovat soubory a uchovat je po dlouhou dobu, je nejlepší je uložit na několik míst, abyste měli zálohu. Naše zkušenosti ukazují, že je užitečné uložit celé roky nebo čtvrtiny vypálením na DVD nebo vložením na externí pevný disk, který k počítači připojíte pouze v případě, že soubory potřebujete. Kopie NAS je samozřejmě vždy dobrým řešením. Mimochodem, uvědomte si, že DVD nebude trvat věčně a že se může také zlomit externí pevný disk. Pokud se opravdu chcete ujistit, že jsou vaše data zachována, můžete se podívat na M-Disky. Jedná se o speciální disk podobný DVD, který má vydržet tisíc let. Potřebujete k tomu speciální vypalovačku, ale po vypálení můžete použít M-disk v jakékoli čtečce DVD. Ale můžeme si představit, že si myslíte, že je to trochu příliš. Můžete se také rozhodnout ukládat své soubory do cloudu, doporučujeme to provést bezpečně!
Tip 12: Zálohy
Pokud naskenujete všechny své dokumenty a uložíte je digitálně, chcete mít jistotu, že jsou dokumenty správně uloženy. Je důležité vytvářet zálohy. Toho lze dosáhnout různými způsoby. Nejjednodušší je použít vestavěnou funkci zálohování systému Windows. K tomu přejděte do aplikace Nastavení ve Windows 10 a poté do Aktualizace a zabezpečení / zálohování. klikněte na Přidejte stanici a vyberte ze seznamu (externí) jednotku. Poté klikněte na Více možností. Ujistěte se, že s Zálohujte tyto složky složka s vašimi dokumenty je tam. Pokud ne, přidejte jej sami pomocí tlačítka Přidejte složku. V případě potřeby klikněte na Zálohujte hned okamžitě zálohovat.
Tip 13: Pluginy Průzkumníka Windows
Pravděpodobně své dokumenty spravujete pomocí Průzkumníka Windows. Bohužel to není tak výkonné, ale s nějakým dalším softwarem můžete udělat trochu víc. Například pomocí nástroje Folder Ico můžete v průzkumníku uspořádat složky v barvách a kategoriích pro lepší přehled. Bohužel tento zásuvný modul stojí trochu: 10 dolarů (přibližně 8,85 EUR) na počítač. Nástroj Clover dává vašemu průzkumníkovi karty podobné Chrome. Šikovný je také věštec. Pokud v systému macOS vyberete soubor a stisknete mezerník, můžete si jej rychle prohlédnout. Se Seerem tato funkce přichází i na průzkumníka. Tímto způsobem můžete procházet všechny své soubory mnohem rychleji. Okno náhledu Průzkumníka Windows nefunguje skvěle a vždy zabírá spoustu místa.
Seer můžete procházet náhled vašich souborů mnohem rychleji Tip 14: XYPlorer
Průzkumník má bohužel velmi omezené možnosti pro efektivní správu vašich dopisů a potvrzení. Kromě doplňků jako v předchozím tipu se můžete podívat také na alternativy, například XYPlorer. S tímto programem máte možnost umístit soubory do barevné kategorie a označit všechny soubory (Průzkumník Windows může označit pouze určité formáty souborů). Můžete také vytvářet virtuální sbírky, ukládat výsledky hledání a může vám pomoci s opakujícími se úkoly. Tento program stojí 40 dolarů, což je přibližně 34 eur. Další možností je Directory Opus 12, pomocí kterého můžete také označovat a kategorizovat podle barev. Directory Opus má bezplatnou verzi s omezenými funkcemi.
Tip 15: PDF a Word
Naskenované dokumenty PDF můžete otevřít pomocí moderních verzí aplikace Word, poté Word automaticky použije ocr a okamžitě je promění v naskenovaný dokument. Kvalita výsledku se u jednotlivých dokumentů liší. Používáme Word 2016 s aktualizacemi z července 2017. Otevřete Word a klikněte Otevřete další dokumenty ve spodní části. klikněte na Listy a nyní přejděte na dokument PDF, který chcete převést na soubor Word, a klikněte na Otevřít. Zobrazí se zpráva, že se dokument převádí a že výsledky se mohou lišit: zejména u mnoha obrázků v dopise nebo potvrzení bude výsledek zklamáním. klikněte na OK a chvíli počkejte na dokončení převodu. Pak uvidíte výsledek. V ideálním případě uložíte soubor docx i soubor PDF, abyste vždy měli originál.
Tip 16: Správa dokumentů
Pokud to s digitalizací účtenek a zejména dopisů opravdu chcete brát vážně, můžete se podívat na systém správy dokumentů (DMS). To vám umožní systematicky ukládat dokumenty, připojovat k nim poznámky a snadno je vyhledávat a třídit. Bezplatným a dobrým DMS je mayský EDMS. K tomu potřebujete server s Dockerem. Docker je k dispozici na řadě NAS, ale lze jej nainstalovat také na Windows nebo macOS. Přečtěte si, jak to funguje.
