Sdílení kalendáře je velmi užitečné, abyste vždy byli informováni o schůzkách ve vaší domácnosti. Mnoho lidí ještě společnou agendu nepoužívá, i když není tak těžké ji vytvořit. V tomto článku vysvětlíme, jak to funguje.
Pomůžeme vám vytvořit digitální kalendář pro celou rodinu a pokusíme se zohlednit všechny situace: od rodin, kde má každý smartphone, po rodiny, kde ho nikdo nemá, a vše mezi tím.
01 Vyberte platformu
Lidé jsou různí a každý má své vlastní preference. Jeden je velkým fanouškem služeb společnosti Microsoft, zatímco jiný přísahá na Apple. Pokud chcete sdílet kalendář s rodinou, je důležité vybrat si platformu, která co nejlépe zapadá do rodiny. Jak se dočtete dále v tomto článku, různé platformy mohou navzájem dobře komunikovat, ale tajně je to nejvhodnější, když každý používá stejnou službu. Pro ilustraci: když má každý v rodině iPhone, má větší smysl používat kalendář Apple než Google.
V tomto článku jsme si vybrali Google, protože společnost má největší uživatelskou základnu s více než miliardou aktivních uživatelů za měsíc. Většina kroků, které provádíme, je však také možné, například v kalendáři společnosti Apple, pouze některé možnosti mají jiný název.
02 Vytvořit kalendář
Když si vytvoříte účet Google (to platí i pro Apple ID), automaticky obdržíte kalendář / agendu. Toto je váš hlavní kalendář, který není ve výchozím nastavení s nikým sdílen. Když zde budete surfovat, můžete do ní okamžitě přidat schůzky. Pokud chcete s někým sdílet kalendář, není vždy vhodné to udělat pomocí hlavního kalendáře. V rodině chcete ve sdílené agendě například schůzky u zubaře, fotbalový trénink atd. A možná ji nebudete chtít mít ve stejné agendě jako například vaše pracovní schůzky.
Pokud používáte více než jeden kalendář, můžete snadno filtrovat, více o tom v kroku 5. Chcete-li vytvořit kalendář v Kalendáři Google, klikněte na znaménko plus v pravém horním rohu nadpisu Moje kalendáře v levém podokně a vyberte Nová agenda. Nyní musíte udělat důležité rozhodnutí: děláte agendu pro každého člena rodiny? Nebo si připravte program pro rodinu jako celek. Výhodou první možnosti je, že rodinní příslušníci nejsou navzájem konfrontováni s dohodami, zatímco rodiče mají celkový přehled. Nevýhodou je, že při každé schůzce se musíte ujistit, že jste ji zařadili do správné agendy. V tomto kurzu jdeme na první možnost. Pojmenujte kalendář, popište jej, vyberte časové pásmo a klikněte na Vytvořit kalendář.
Úkoly
V tomto článku pojednáváme hlavně o skutečných aplikacích a platformách kalendáře, jako jsou Google Calendar a Apple Calendar. Jedná se o poměrně rozsáhlé platformy s mnoha možnostmi. Ne každý však potřebuje všechny tyto možnosti. V některých případech může také stačit použít úkolovou aplikaci. V takové aplikaci přidáte úkol s termínem (který v mnoha případech můžete také určit osobě). Taková aplikace může být mimořádně užitečná, pokud hledáte kombinaci kalendáře a způsobu plánování domácích prací pro obyvatele domu. Aplikace, které k tomu rádi používáme, jsou Wunderlist nebo Todoist. Obě aplikace najdete v Internetovém obchodě Chrome, Obchodu Google Play a Apple App Store.
03 Sdílet kalendář
Když jste vytvořili agendu, přirozeně ji chcete sdílet se zúčastněnou osobou (osobami). Zde je relevantní krok 1, protože je nejjednodušší sdílet kalendář Google s někým, kdo také používá služby Google, kalendář Apple s někým, kdo má Apple ID atd. V dalším kroku si ukážeme, jak to opravit, když se v domácnosti používají různé platformy. V tomto kroku předpokládáme, že ostatní členové rodiny, jako jste vy, používají Kalendář Google. Chcete-li ostatním poskytnout přístup k právě vytvořeným kalendářům, klikněte na tři tečky vedle názvu kalendáře, který chcete sdílet, a poté klikněte na Nastavení a sdílení. Nyní můžete určit, zda chcete tuto agendu zveřejnit (pod nadpisem Přístupová práva), ale to nám připadá jako extrémně špatný nápad pro rodinný deník. Je pohodlnější sdílet program pouze se zúčastněnými lidmi. To provedete zadáním e-mailových adres dotyčných osob pod nadpisem Sdílejte s konkrétními lidmi a poté uveďte, zda tyto osoby mohou pouze sledovat nebo provádět změny. Vezměte prosím na vědomí, že zde nemá smysl zadávat e-mailovou adresu, která není z Gmailu, externí adresy nefungují a neobdržíte e-mail s pozvánkou. Adresy Gmail, které jste přidali, to dostanou a tito lidé budou moci kalendář okamžitě zobrazit.
04 Přijmout / smazat kalendář
Pokud jste při sdílení zadali adresu Gmailu, dotyčná osoba obdrží e-mail s oznámením, že jste ji pozvali do sdíleného kalendáře. Užitečné a trochu pochybné je to, že nemáte možnost odmítnout sdílený kalendář ... je automaticky přidán pod nadpis Moje kalendáře. V nepravděpodobném případě, že vás někdo přidal do kalendáře, jehož součástí nechcete být, můžete kliknout na šipku dolů vedle příslušného kalendáře a poté na Nastavení a sdílení. Poté můžete vybrat dole Odhlásit se (pokud se chcete pouze odhlásit) nebo - pokud máte tato práva - odstranit pokud nechcete, aby byl kdokoli k dispozici. Agenda poté z přehledu okamžitě zmizí.
05 Různé platformy
V předchozím kroku jsme naznačili, že adresu Gmailu můžete zadat pouze při sdílení kalendáře. Ale co když někdo jiný v domácnosti (například vaše dítě) používá kalendář Apple na svém iPhone, nemá svůj vlastní účet Google a rád by také synchronizoval schůzky. To se nyní zdá být velmi komplikované, ale naštěstí je to velmi jednoduché. Přihlaste se k zařízení iOS, na kterém chcete zobrazit kalendář, a přejděte do něj Nastavení / Účty a hesla / Nový účet. Pak vyberte Google a přihlaste se pomocí e-mailové adresy a hesla svého vlastního účtu Google. V tomto případě zapnete pouze možnosti, které můžete povolit Kalendáře v. Když nyní v zařízení otevřete aplikaci Kalendář, máte přímý přístup ke kalendáři Gmailu a schůzky (pokud jsou umístěny ve správném kalendáři) jsou synchronizovány.
Poznámka: protože e-mail a kontakty lze také synchronizovat tímto způsobem (například na iPhonu vašeho dítěte), není vhodné používat k tomu svůj hlavní účet. Pravděpodobně je rozumnější vytvořit si rodinný účet na Googlu.
Alternativy
Zatímco většina lidí používá aplikaci kalendáře Google a Apple, existuje také mnoho dalších aplikací kalendáře, včetně těch, které se konkrétně zaměřují na vytváření kalendářů pro spolupráci. Mezi dobré tipy patří Klenderen Fello, oba jsou zdarma k použití. Můžete okamžitě vytvořit sdílenou agendu a můžete také rozdělit úkoly společné péče nebo zjistit, kteří spolubydlící provedli které úkoly v domácnosti.
06 Naplánujte si schůzku
Nyní, když jste vytvořili kalendář a sdíleli ho s kýmkoli, kdo by k němu měl mít přístup, je čas naplánovat schůzku. Jak to děláte, je velmi důležité, protože neplatí, že každá naplánovaná schůzka je automaticky sdílena se všemi kalendáři. Otevřete svůj Kalendář Google a klikněte na den / čas, kdy chcete naplánovat schůzku. Pojmenujte schůzku a klikněte na Více možností přidat nebo upravit další informace. Můžete například označit, že schůzka trvá celý den, kde se koná, můžete přidat přílohu atd. Nejdůležitější však v tomto případě je, že schůzku přiřadíte do správného kalendáře. V našem příkladu jsme vytvořili agendu pro všechny členy Seen (pro pohodlí označované jako otec, matka, dítě 1 a dítě 2). Pokud jste sdíleli agendu dítěte 2 s dítětem 2 a nikoli agendu dítěte 1 (což dává smysl, protože dítě 2 nemá moc společného s fotbalovým tréninkem dítěte 1), potom dítě 2 uvidí pouze schůzky, které jste přiřadit kalendáři dítěte 2.
Vývozní
V tomto článku, když mluvíme o sdílení kalendáře, děláme to tak, že se schůzky synchronizují. Jinými slovy, kdekoli přidáte nebo změníte událost, tyto změny budou viditelné na všech zařízeních a účtech, se kterými je kalendář sdílen. Dalším způsobem sdílení je export všech schůzek. To není příliš interaktivní: jednoduše exportujete seznam schůzek, které můžete importovat do jiného programu. To může být obzvláště užitečné, když například vytváříte cestovní mapu pro dlouhodobou událost nebo cestovní plán pro vaši dovolenou. Tyto typy dohod již po uzavření obvykle není třeba upravovat. Kalendář můžete exportovat do Kalendáře Google kliknutím na šipku dolů vedle příslušného kalendáře a následným kliknutím Nastavení a sdílení. Nyní vyberte pod nadpisem Nastavení kalendáře před Exportovat kalendář.
07 Nastavení výchozího kalendáře
To, co vysvětlíme v kroku 6, je samo o sobě docela logické: přidejte schůzku do správné agendy. V praxi se to bohužel často pokazí. Je důležité s tím něco udělat, protože pokud se to pokazí třikrát nebo čtyřikrát, uživatelé rychle pocítí: „To nefunguje na metr“ a to je škoda. Protože dobrý systém deníků funguje fantasticky. Bohužel z nějakého bizarního důvodu není možné nastavit výchozí kalendář pomocí Kalendáře Google (ve vašem prohlížeči).
Pokud používáte zařízení iOS, můžete jej snadno obejít pomocí triku z kroku 5. Jednoduše propojte svůj Kalendář Google s vaším Apple ID a v nastavení kalendáře můžete snadno nastavit, ke kterému kalendáři chcete ve výchozím nastavení přidat své schůzky. Samozřejmě to můžete v každém případě upravit, ale pokud máte například jeden rodinný účet, pak od té chvíle vše půjde dobře. V systému Android není nastavení výchozího kalendáře bohužel možné u výchozí aplikace.
08 Filtrování kalendářů
Na začátku tohoto článku jsme naznačili, že není vhodné používat svůj hlavní kalendář k plánování všech druhů rodinných záležitostí (pokud samozřejmě s tímto kalendářem sami nic neděláte). Ať už jste vytvořili agendu pro každého člena rodiny, jako jsme my, nebo agendu pro rodinu jako celek ... vaše agenda se docela rychle zaplní schůzkami. To může být velmi nejasné, zvláště když se dohody překrývají. Za normálních okolností je překrývání špatná věc, ale pokud například vaše žena chodí s dětmi na fotbalový trénink, zatímco vy máte důležitý termín, pak překrytí není vůbec žádný problém. Různí lidé, různé schůzky. Ale je hezké, když můžete na chvíli vypnout zobrazení kalendáře. Tímto způsobem se nebudete rozptylovat jinými dohodami, přesto budete dostávat oznámení. To lze provést velmi snadno kliknutím na barevný čtverec před kalendáři, které nechcete zobrazovat v Kalendáři Google vlevo dole. Pokud pole není vyplněno barvou, události v tomto kalendáři se v hlavním zobrazení nezobrazí. Tímto způsobem můžete snadno vytvořit přehled a také zobrazit velmi konkrétní schůzky na osobu, pokud jste každému dali vlastní agendu.
09 Žádný smartphone?
Sdílení kalendáře je proto velmi snadné, když má každý v domácnosti smartphone. Ale co když tomu tak není? Samozřejmě si můžete vybrat koupit (levný) tablet, který je standardem na konferenčním stolku nebo visí na zdi a na kterém může každý vidět své schůzky. V praxi to však nefunguje optimálně, protože samozřejmě nebudete dostávat žádná oznámení a musíte opravdu trénovat členy rodiny, aby tento kalendář pravidelně kontrolovali. Pokud byste chtěli vytvořit kalendář pro vaše děti, které ještě nemají smartphone, můžete snadno kombinovat digitální a analogové.
Vytvořte rodinný deník nebo jeden deník pro každé dítě, jak jsme vysvětlili v kroku 1. Jako rodič pak přidáte schůzky nadcházejícího měsíce do správného kalendáře. Předpokládejme, že chcete udělat přehled pro dítě 1. Udělejte to pod Moje kalendáře pouze Dítě 1 je aktivován a vyberte Měsíc v pravém horním pohledu. Poté klikněte na ikonu ozubeného kola a dále Tisk v nabídce, která se rozbalí. Nyní je vytištěn kalendář s událostmi dané osoby. V případě změn můžete tyto události přidat ručně. Zavěste deník na nástěnku nebo dveře dítěte 1 a každý ví, kde stojí.
Flexibilita
Jako hlavní příklad v tomto článku jsme si vzali Google, protože je to jedna z největších platforem na světě, ale také proto, že platforma je super flexibilní. Bez ohledu na to, jakou aplikaci kalendáře si stáhnete pro svůj smartphone, téměř všechny vám umožní synchronizovat váš Kalendář Google. To znamená, že máte svobodu vybrat si aplikaci, která vám nejlépe vyhovuje, a přitom stále používat kalendář Google. Nejlepší z obou světů.
