Jak

Zadejte data rychle a bezpečně v aplikaci Excel

Pravděpodobně vám nemusíme říkat, že v aplikaci Excel můžete snadno mapovat velké množství obrázků a dalších dat. Věděli jste ale, že zadávání těchto údajů můžete také výrazně usnadnit? Vše, co musíte udělat, je „sestavit“ vstupní formulář.

Tip 01: Proč?

Proč byste vytvořili vstupní formulář, když můžete také jednoduše psát data přímo do aplikace Excel? Je pravda, že Excel je k tomu vhodný, ale pokud jste s programem pracovali vícekrát, zjistíte také, že někdy není příliš praktické nejprve klikat na buňky, omylem kliknout na špatnou buňku atd. na. Najít data ve velkém dokumentu Excel může být někdy také obtížné. Vyplňovací formulář může všechny tyto věci zefektivnit. Zadávání je mnohem rychlejší, můžete si být jisti, že vše vyplníte stejným způsobem, nikdy nezapomenete na pole a zadané údaje můžete také velmi snadno prohledat. Tak začněte!

Tip 02: Tlačítko Přidat

Jakkoli je taková forma praktická, ve výchozím nastavení Excel tuto možnost vůbec nezobrazuje. Abychom jej mohli používat, budeme proto nejprve muset přidat jeho tlačítko na panel nástrojů Rychlý přístup (panel nástrojů úplně nahoře, mimo jiné s možností Automatické ukládání). Klepněte pravým tlačítkem na libovolné tlačítko v této nabídce a poté klepněte na Přizpůsobte si panel nástrojů pro rychlý přístup. Ve výchozím nastavení vidíte níže Vyberte úkoly, možnost Oblíbené úkoly vybraný. Klikněte na tuto rozevírací nabídku a poté klikněte na Všechny úkoly. Nyní přejděte, dokud se tato možnost nezobrazí Formulář a poté klikněte Přidat a konečně dál OK. Na panel nástrojů Rychlý přístup bylo nyní přidáno tlačítko, pomocí kterého můžete použít formulář.

Ujistěte se, že Excel ví, co má dělat s vašimi hodnotami

Tip 03: Uspořádejte stůl

Pomocí formuláře můžete snadno zadat informace do dokumentu aplikace Excel. Ale samozřejmě Excel nedokáže přečíst vaše myšlenky a opravdu neví, co přesně by mělo být do formuláře zahrnuto. Naštěstí nemusíte být schopni programovat, aby se to stalo; vše, co musíte udělat, je uvést, z jakých informací bude vaše tabulka / dokument sestávat. Předpokládejme, že jsme hlavou sdružení (fotbal, divadlo, tanec, jak to pojmenujete) a právě jsme měli úspěšný den, kdy více než 200 lidí vyplnilo registrační formulář. Chceme tyto formy zavést co nejúčinněji. To je to, co uděláme s (digitální) formou v aplikaci Excel. K tomu musíme nejprve z každého prvku označit tuto tabulku dat. V našem případě to je: jméno, příjmení, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa a požadované datum zahájení. Samozřejmě, tyto nadpisy mohou být cokoli, na co si vzpomenete, to je pouze pro náš příklad.

Tip 04: Vlastnosti buněk

Důležitým dalším krokem je definování vlastností buňky. Můžete použít formulář, který se chystáme vytvořit, aniž byste jej definovali. Pokud však chcete, aby se zadaná data zobrazovala správně, je důležité, abyste aplikaci Excel řekli, jaké údaje zadáváte. V našem případě vybereme sloupec Jméno a Příjmení a klikněte pravým tlačítkem na Vlastnosti buněk. Pak jsme si vybrali Text, protože tu máme co do činění s prostým textem. Pak uděláme totéž pro sloupec Datum narození ale tam si vybereme vlastnost datum. Tímto způsobem dáme Excelu přesně vědět, jaký druh obsahu bude ve kterém sloupci. Mimochodem, to, co v tomto článku nazýváme sloupec, může samozřejmě být také řádek, protože do prvního sloupce můžete dát záhlaví také místo prvního řádku, ať už dáváte přednost.

Nakonec dáme tabulce oficiální rozložení tabulky, provedeme to výběrem sloupců (nebo řádků) a následným kliknutím Start a pak dál Formátovat jako tabulku pod nadpisem Styly. Samozřejmě můžete zcela určit, jaký formát zvolíte.

Tip 05: Vytvořte formulář

Excel nyní přesně ví, ze kterých prvků se naše tabulka skládá a jak by měl tento obsah navrhovat. Díky tomu je dětinsky snadné začít s vytvářením naší formy hned teď. Přinejmenším to zvládnete, jde o stisknutí tlačítka. Vyberte všechny nadpisy, které jste právě vytvořili, a poté klikněte na tlačítko Formulář které jste sami přidali na panel nástrojů Rychlý přístup. Pokud jste přeskočili krok formátování v tipu 4 (koneckonců jsme si řekli, že je to možné a povolené), objeví se něco, co vypadá jako chybová zpráva, ale ve skutečnosti vám program jednoduše nabídne několik tipů a možností. klikněte na OK. Pokud jste do buněk přidali formát tabulky, Excel bude přesně vědět, co od něj očekáváte, a tato zpráva se nezobrazí. Nyní se zobrazí malá nabídka a uvidíte, že vstupní pole této nabídky odpovídají nadpisům, které jste pro tabulku vytvořili. Nebojte se, pokud jste v záhlaví udělali překlep: můžete to snadno upravit, poté se vaše změna okamžitě projeví ve vašem formuláři.

Tip 06: Vyplňte formulář

Nyní si během několika sekund všimnete, proč je vyplňování excelového dokumentu pomocí formuláře mnohem pohodlnější. Vedle zadaných záhlaví uvidíte v okně vstupní pole. Můžete do něj zadat skutečná data. Pokud jste v poli a zadali jste požadovanou hodnotu, stisknutím klávesy Tab se rychle přesuňte na další pole. Když stisknete klávesu Enter, obsah se do formuláře skutečně přidá. Tímto způsobem můžete zadávat svá data opravdu rychle, aniž byste se museli obávat náhodného přepsání nesprávné buňky. Pokud se chcete mezi poli pohybovat ještě rychleji (například pokud nechcete nutně vyplnit všechna pole), můžete také skočit pomocí klávesy Alt. Pod hlavičkami uvidíte pomlčky pod konkrétními písmeny: když toto písmeno stisknete v kombinaci s klávesou Alt, váš kurzor přeskočí přímo na odpovídající pole.

Můžete dokonce generovat chyby pro nesprávné zadání

Tip 07: Vyhledejte data

Pokaždé, když stisknete Enter, informace, které jste zadali do polí, se přidají do listu aplikace Excel. Okno formuláře je však nejen užitečné pro zadávání údajů, ale také umožňuje jeho vyhledávání velmi snadno. Když kliknete do okna formuláře Hledat předchozí nebo Najdi další, pak můžete snadno procházet hodnotami dokumentu aplikace Excel. Pokud však hledáte sadu konkrétních hodnot, klikněte na tlačítko Kritéria a jednoduše zadejte kritéria, která chcete vyhledat (například všechny řádky se specifickým datem narození). Když jsi teď na Hledat předchozí nebo Najdi další zobrazeny budou pouze hodnoty, které splňují zadaná kritéria. Měli byste si být vědomi toho, že data, která vyhledáváte, lze potom velmi snadno změnit. Předpokládejme, že jste našli položku a zadáte do ní něco jiného, ​​tento text bude nahrazen v listu aplikace Excel, jakmile stisknete klávesu Enter. Buď opatrný. Data můžete také odstranit jednoduchým kliknutím odstranit když jste našli konkrétní záznam.

Tip 08: Omezte datum

Předpokládejme, že vyplňujete těchto 200 formulářů, a znovu, že existuje určité časové období, kdy kurzy / aktivity nemohou začít. Pokud si myslíte nyní: Pamatuji si to, ale uvědomte si, že datum zahájení nespadá do tohoto rozmezí, pak budete často zklamáni: většina lidí je hvězdou v přeceňování své vlastní paměti a pozornosti. Je mnohem pohodlnější nechat Excel označit, že konkrétní časové období není povoleno! Uděláte to pomocí ověření dat. Stačí zavřít formulář a vybrat celý sloupec Požadované datum zahájení. Nyní předpokládejme, že není možné začít mezi 1. březnem 2019 a 16. březnem 2019. Nyní klikněte na pás karet data u šálku Nástroje pro data na Ověření dat. V rozbalovacím okně klikněte do rozevírací nabídky níže Dovolit na datum. Vyberte pod Dáno před Ne mezi tím a poté vyplňte 1-3-2019 pod Počáteční datum a 16. 3. 2019 v Datum ukončení. Poté klikněte (stále ve vyskakovacím okně) na kartu Chybové hlášení a vyplňte níže Chybové hlášení uveďte důvod, proč toto datum není povoleno, například: „Datum není povoleno, trenér na dovolené“. Nyní, když se pokusíte zadat datum v rozsahu „zakázáno“, zobrazí se zadaná chybová zpráva.

Tip 09: Předplnění

V příkladu, který jsme zde zmínili, se všechna pole vyplňují pomocí formuláře. Je ale také možné, že chcete zadat výchozí hodnotu pro konkrétní sloupec. Například: Požadované datum zahájení musí být vždy 1. května 2019. Předpokládejme prázdný list aplikace Excel s vyplněnými pouze záhlavími tabulky. V (našem případě) v buňce F2 (tedy níže) Požadované datum zahájení) do řádku vzorců zadáme následující vzorec: = IF (A2 "", "2019-05-05", ""). Ve skutečnosti se zde říká: jakmile je něco zadáno do buňky A2, vložte do buňky obsahující tento vzorec (F2) hodnotu 5/1/2019. Nyní klikněte na buňku a přetáhněte malý zelený čtverec vpravo dole docela dolů (ve stejném sloupci), aby se vzorec použil na ostatní buňky v tomto sloupci. Pokud nyní zadáte data do formuláře, uvidíte toto pole Požadované datum zahájení již nelze vyplnit. To znamená, že 1-5-2019 je zde zadáno jako standard.

Tip 10: Podmíněné informace

Zajímavostí triku, který jsme provedli v tipu 9, je, že toto můžete také použít k použití podmíněných dat. Předpokládejme například, že noví členové narození před rokem 1995 se připojí ke konkrétní skupině, jejíž počáteční datum je 1. května, ale členové narození v roce 1995 nebo později, se připojí ke skupině, jejíž počáteční datum je 1. června. Pro zjednodušení změňme pole data narození na rok narození (lze jej také extrapolovat z celého data, ale to je mnohem komplikovanější). Upravte vlastnosti buňky v tomto sloupci a vyberte Číslo místo Datum.

Do buňky F2 (požadované počáteční datum) nyní zadáme následující vzorec = IF (C2> 1994, "6/1/2019", "5/1/2019"). Abych to shrnul znovu: zde se říká, že pokud C2 (rok narození) obsahuje rok, který je větší než rok 1994 (tj. 1995 a vyšší), pak F2 musí zobrazit datum 1. června a ve všech ostatních případech musí číst 1. června. . Tímto způsobem si můžete opravdu ušetřit spoustu práce.