Předpokládejme, že pracujete s několika lidmi na stejném dokumentu a některé části jsou již zcela hotové. Je zřejmé, že se chcete vyhnout tomu, aby se nadměrně nadaný kolega náhodou pohrával s definitivními částmi textu. Naštěstí má Microsoft Word funkci chránit dokument takovým způsobem, že pro úpravy jiných lidí jsou k dispozici pouze označené pasáže.
Tip 01: Omezit úpravy
Chcete tedy hodit dokument aplikace Word do skupiny, kde chcete, aby určité fragmenty zůstaly jen pro čtení, protože snadno dojde k chybě. Používáme zde v aplikaci Word 2016, ale ve Wordu 2013 to funguje stejně. Otevřete dokument Word, který chcete chránit, a přejděte na kartu Zkontrolovat. Na této kartě vyberete vpravo ve skupině Zabezpečit funkce Omezit úpravy. To způsobí, že se na pravé straně dokumentu zobrazí pruh pro tuto funkci. Zaškrtněte prosím zde políčko: V dokumentu povolte pouze úpravy tohoto typu. Ujistěte se, že možnost Žádné změny (pouze pro čtení) je vybrána v nabídce. Zde je také možnost Výjimky, ale k tomu se v tipu 3 vrátíme.
Cokoli, co nevyberete ve funkci Omezit úpravy, bude převedeno na čtení Tip 02: Povolit úpravy
Poté vyberete části, které budou moci ostatní upravovat. Postupujte opatrně, protože vše, co nevyberete, skončí jen pro čtení. Pokud chcete vybrat dvě nebo více částí, které lze upravit, uděláte to tak, že podržíte klávesu Ctrl a kliknete a táhnete. Tímto způsobem rozšíříte výběr.
Tip 03: Výjimky
Jakmile vyberete text, vraťte se zpět do okna Omezit úpravy. Zde zaškrtnete políčko Každý v sekci Výjimky. To umožňuje komukoli, kdo obdrží dokument, upravit obsah, který jste právě vybrali. Když dokument přijme více lidí, ale obsah mohou upravovat pouze určití lidé, klikněte na modrý text v okně Více uživatelů. Otevře se nové okno, kde zadáte uživatelská jména oddělená středníkem. Tato metoda je primárně určena pro podnikovou síť, která vyžaduje přístup k adresáři uživatelů v síti, například si musíte zapsat e-mailovou adresu nebo jméno jako doménové jméno. Bez ohledu na to, co si vyberete, klikněte na tlačítko Ano, začněte prosazovat zabezpečení.
Tip 04: Zahájit vynucování
Kliknutím na tlačítko Ano, začněte prosazovat zabezpečení ještě tam nejsi. Nové okno otevře varování, že dokument ještě není zašifrovaný. Uživatelé se zlými úmysly tak mohou soubor upravit a dokonce odstranit heslo. Zadejte tedy heslo a klikněte OK. Ti, kdo znají heslo, mohou snadno odstranit ochranu a jednoduše pracovat na dokumentu. Pokud jste určili konkrétní lidi, kteří mohou dokument upravovat, místo toho vyberte Heslo Ověření uživatele. Dokument je nyní šifrován a můžete jej bez problémů odeslat zbytku skupiny.
Word označí textové části, které mají být upraveny, a poté je příjemce může snadno upravit Tip 05: Ostatní
Co ale vidí druhá osoba, pokud jste částečně osvobodili text od úprav? Word označí text, který chcete upravit. Vpravo v baru Omezit úpravy, příjemce si přečte, že tento dokument je chráněn proti náhodným úpravám. Kromě toho se tam objeví dvě nová široká tlačítka. Pomocí horního tlačítka Word vždy vyhledá další textovou část, kterou lze upravit. Druhé tlačítko označuje všechny upravitelné sekce. V každém případě je rozumné zvolit spodní možnost: Označte části, které mohu upravit nech to zapnuté
Odebrat zabezpečení
Chcete-li takový dokument zrušit, musíte znát heslo. Možná budete muset v seznamu vypadat jako ověřený vlastník dokumentu. Přejděte na kartu Zkontrolovat ve skupině Zabezpečit a klikněte na Omezit úpravy. V podokně úloh klikněte na Zastavit ochranu a po zobrazení výzvy zadejte správné heslo.
