Stále více agentur se zavázalo procházet životem bez papírů, ale nemůžete se zcela vyhnout tomu, abyste dostali dopis od daňových úřadů poštou nebo obdrželi potvrzení v obchodě. Chcete všechny tyto dokumenty digitalizovat sami? Pak můžete: potřebujete pouze smartphone s fotoaparátem a správným softwarem. Vysvětlíme, jak můžete skenovat pomocí smartphonu.
Tip 01: Pracujte na mobilu
Než vám dáme informace o tom, které aplikace můžete použít, nejprve tip týkající se vaší pracovní metody. Mobilní skenování je mnohem jednodušší než skenování pomocí starého důvěryhodného skeneru, ale když si uložíte všechny účtenky, je to stále docela práce s hromadou účtenek na stole. Tyto příjmy budou do té doby pravděpodobně napůl zmačkané, což skenování nijak neusnadňuje (viz tip 6). Proto vám doporučujeme změnit pracovní metodu. Výhodou skenování pomocí smartphonu je, že tento smartphone máte vždy s sebou. Je užitečné toho využít. Jinými slovy: obdržíte stvrzenku, rychle najdete klidné místo, naskenujete stvrzenku (a nahrajete ji přímo do cloudu, abyste neriskovali ztrátu stvrzenek, pokud ztratíte smartphone). Je potřeba si trochu zvyknout, ale jakmile se to stane součástí vaší rutiny, bude váš život mnohem jednodušší a organizovanější.
Tip 02: Vyberte cloud
Díky mobilnímu skenování jsou věci mnohem jasnější ... ledaže byste si z toho nakonec udělali nepořádek. Koneckonců, existuje tolik míst, kde si můžete své soubory uložit. Samozřejmě na vašem smartphonu samotném, ale důrazně to nedoporučujeme: pokud ztratíte svůj smartphone nebo vám dojde ke krádeži, ztratili jste svá data. Synchronizace s počítačem PC nebo Mac je také možná, ale to je trochu těžkopádné, protože nahrávání do cloudu je mnohem rychlejší (a někdy i automaticky). Pokud si vyberete cloud, pak si opravdu vyberte cloud. Nenahrávejte jedno potvrzení do Dropboxu a druhé potvrzení na Disk Google. Vyberte si a použijte aplikaci, která vám vyhovuje. Většina cloudových služeb má vlastní aplikaci s možností skenování. Diskutujeme o těchto aplikacích a diskutujeme o aplikaci, která není vlastněna cloudovou službou.
Šikovnou online fotografickou službou pro vaše skenování jsou Fotky Google. Můžete jej použít zdarma a funguje na tabletu i smartphonu (Android a Apple). Kromě toho můžete ve Fotkách Google pohodlně používat alba, například ke kategorizaci účtenek (nebo jiných skenů) nebo k jejich oddělení od běžných fotografií. Na našem webu si můžete přečíst vše o Fotkách Google.
Cloudové služby přicházejí ve všech tvarech a velikostech a můžete před Google Photos upřednostňovat jinou službu. Každý z nich má své vlastní výhody a výstřednosti. Na rozdíl od mnoha konkurentů například Dropbox není vázán na konkrétní operační systém. To se liší například u iCloudu (integrovaného do ekosystému Apple), Google Drive nebo Microsoftu OneDrive.
A pak existuje nespočet menších, o něco méně známých služeb. Například Box, který se více zaměřuje na společnosti. Nebo SpiderOak, který má jako svůj nejdůležitější výkon soukromí. Mega je služba od Kim Dotcom, známého internetového podnikatele. A Stack je holandský cloud, který vám dává ne méně než jeden terabajt volného úložného prostoru. Dostatek možností, takže.
Téměř každá cloudová aplikace má také možnost skenování Tip 03: Skenujte pomocí Dropboxu
Od loňského roku má Dropbox schopnost skenovat dokumenty pomocí aplikace Dropbox pro Android i iOS. Šikovné na tom je samozřejmě to, že dokumenty nejsou uloženy na vašem smartphonu, ale jsou nahrány přímo do Dropboxu a případně okamžitě synchronizovány s aplikací Dropbox ve vašem počítači. Chcete-li skenovat dokument, spusťte aplikaci Dropbox, stiskněte dole znaménko plus a poté vyberte možnost Skenovat dokument. Fotoaparát se okamžitě spustí a poté jej můžete zaměřit na dokument, který má být naskenován. Modrý rámeček ukazuje, který povrch bude skenován. Pěkné je, že nemusíte držet fotoaparát přímo nad ním; aplikace narovná samotný obrázek. Stisknutím znaménka plus vlevo dole můžete přidat stránku a stisknutím posuvníků můžete ovládat věci, jako je barva, černá a bílá atd. S ikonou vpravo nahoře obrázek otočíte. Spokojený? Poté stiskněte Další, určete, zda se bude jednat o soubor PDF nebo PNG, vyberte místo uložení na Dropboxu a stiskněte Uložit.
Tip 04:… s Diskem Google
Google má také vestavěné funkce skenování ve své aplikaci Disk Google, ale tato funkce bohužel existuje pouze pro Android v době psaní. Chcete-li použít funkci skenování na Disku Google, spusťte aplikaci na smartphonu se systémem Android a stiskněte znaménko plus vpravo dole (v modrém kruhu). V zobrazené nabídce stiskněte Skenovat. Stejně jako v aplikaci Dropbox se fotoaparát okamžitě spustí a můžete jej namířit na dokument, který chcete skenovat. Na rozdíl od Dropboxu se nezobrazí žádný rámeček, ale myšlenka je stejná a zde jsou opraveny také zkosené obrázky. Pokud daný rámeček není nastaven správně, můžete jej opravit stisknutím ikony se čtvercem nahoře. Stránky v této aplikaci můžete také přidat stisknutím znaménka plus vlevo dole. Pomocí ikony palety barev nahoře můžete zvolit, zda má být barevná nebo černobílá, a pomocí tří teček vpravo nahoře můžete stránku otočit, pojmenovat nebo úplně odstranit. Pokud jste spokojeni, stiskněte zaškrtnutí vpravo dole a váš obrázek se automaticky nahraje na Disk Google.
Tip 05:… s Turboscanem
Aplikace TurboScan Pro stojí 5,49 eur (nebo 3,50 eur pro Android), zatímco aplikace z Dropboxu a Google Drive jsou zdarma. Ale tato aplikace je flexibilnější a máme pro to něco nazbyt. Chcete-li skenovat pomocí TurboScan Pro (pro iOS nebo Android), spusťte aplikaci a stiskněte ikonu s fotoaparátem vlevo dole (pěkné, že můžete také načíst existující fotografie pomocí ikony vpravo dole). Jakmile pořídíte fotografii, TurboScan umístí rámeček, který můžete upravit na místě. lis Hotovo jakmile je rámeček správný (ve většině případů je to automaticky správné). Vpravo dole můžete určit, zda chcete účtenku uložit černobíle nebo barevně (černobíle zabere méně místa), a můžete upravit barevné schéma čtverci dole. Poté stiskněte další. Pomocí ikony vpravo dole (znaménko plus) můžete ke skenování přidat stránku, pomocí ikony štětce můžete změnit název, volitelně automaticky přidat datum a určit, ve kterém formátu má být sken uložen. S tlačítkem Podíl vlevo dole uložíte sken nebo jej nahrajete do cloudu.
Jsou vaše příjmy zmačkané? Umístěte je pod skleněnou podložku pro skenováníTip 06: Vrásky
Doporučujeme, abyste věci, jako jsou účtenky, naskenovali okamžitě, jakmile je obdržíte, jak si můžete přečíst v tipu 1. Pokud to není možné nebo prostě nic, co byste chtěli dělat, je pravděpodobné, že se budete muset vypořádat s pokrčenými účtenkami. vypořádat se s. Díky tomu je skenování podstatně obtížnější, ale ne nemožné. Samozřejmě můžete účtenky / dokumenty složit zpět a vrátit je zpět, ale to zabere hodně času, a proto je samozřejmě těžké najít užitečnost mobilního skenování. Tento problém je docela snadné vyřešit metodou, která se ve skutečnosti neliší od tradičního skeneru: skleněný diapozitiv. Vezměte skleněnou nebo plastovou desku z fotorámečku a položte ji na účtenku, kterou chcete naskenovat. Vrásky již okamžitě nejsou problémem. Během dne něco dělat, protože odraz od lamp může vrhnout klíč do práce.
Tip 07: ocr?
Všechny zmíněné aplikace fungují velmi příjemně a efektivně, ale mají jednu společnou chybu: nejsou schopny převést naskenovaný text na digitální text (tj. Text, který pak můžete zkopírovat a vložit). Naštěstí existují aplikace využívající tuto technologii (ocr) a jedna z těchto aplikací je od známého výrobce softwaru: Microsoft! Office Lens je zdarma a je k dispozici pro Android i iOS. Chcete-li naskenovat dokument, spusťte aplikaci a ve spodní části označte, že se jedná o dokument. Namiřte fotoaparát na dokument / stvrzenku, kterou chcete skenovat, a stiskněte červené tlačítko, když bílý rámeček dokument správně obklopí. Nyní stiskněte +1 vlevo dole pro přidání dalšího dokumentu ke skenování nebo klikněte Připraven vpravo nahoře, pokud jste s výsledkem spokojeni. Pokud nyní stisknete PDF v dolní části, dokument se uloží jako upravitelný PDF, tj. Poté lze vybrat a zkopírovat veškerý text v dokumentu.
Tip 08: Oddělujte soubory
V některých případech je užitečné naskenovat mnoho dokumentů jako jeden dokument, jednoduše proto, že je to rychlejší. Ale pak samozřejmě skončíte s jedním velkým souborem PDF, zatímco jste vlastně chtěli samostatné dokumenty. Dokumenty však můžete velmi snadno oddělit. Skvělým programem je Adobe Acrobat DC, ale tento program je drahý a není volbou pro každého. Naštěstí existují i bezplatné alternativy a nemusíte pro ně ani nic instalovat. Procházejte na www.splitpdf.com a nahrajte soubor, který chcete rozdělit (můžete jej také importovat přímo z Dropboxu nebo Google Drive). klikněte na Extrahujte všechny stránky do samostatných souborů nebo specifikujte konkrétně, které soubory chcete rozdělit. Nyní stiskněte Rozdělit skutečně rozdělit soubory. Nyní je vytvořen soubor ZIP obsahující všechny stránky z hlavního dokumentu jako samostatný soubor PDF.
Chcete sloučit několik samostatných dokumentů do jednoho celku? To lze provést online zdarma Tip 09:… a kombinujte
Je samozřejmě možná i opačná situace: naskenovali jste všechny druhy samostatných souborů a chtěli byste je spojit do jednoho PDF. Adobe Acrobat DC to dokáže také, ale i v tomto případě existuje bezplatný online nástroj, který to může udělat za vás (mimochodem od stejných tvůrců). Procházejte na www.pdfmerge.com a nahrajte soubory, které chcete spojit, do jednoho PDF. Ve výchozím nastavení existují čtyři pole, ale kliknutím na Více souborů můžete přidat další pole. Poté klikněte na Sloučit! Web pro vás začne pracovat a téměř okamžitě poté se vám automaticky stáhne kombinovaný soubor PDF. Mimochodem, na obou webech je k dispozici také software, který za vás může udělat práci online, ale tento software není zdarma.
Tip 10: Uspořádejte
Na začátku tohoto článku doporučujeme, abyste se rozhodli pro jednu cloudovou službu. V některých případech to nebude možné (například proto, že spravujete správu společně a jeden má telefon s Androidem a druhý iPhone s aplikací Disk Google, která nepodporuje skenování). Taková situace není optimální, ale přesto je docela snadné ji napravit pomocí IFTTT. IFTTT je web, který může propojovat služby. Procházejte na www.ifttt.com a vytvořte si účet. Nemusíte znovu objevovat kolo, hledanou akci již provedli ostatní. Klikněte na lupu a vyhledejte synchronizace schránky Google Drive (Zde můžete samozřejmě zadat libovolnou cloudovou službu; tyto dva považujeme za příklad). Vyberte aplikaci s požadovaným popisem (v našem případě Automaticky synchronizujte nové soubory přidané do Dropboxu na váš Disk Google). Vyberte složku v Dropboxu, do které nahráváte účtenky, a klikněte na Zapnout. Potvrzení umístěná v této složce se automaticky synchronizují na Disk Google. Tímto způsobem udržíte vše úhledně pohromadě.
