Mnoho společností spolupracuje s Microsoftem: dokument Word pro daný článek na intranetu, prezentace v PowerPointu a vzájemné odesílání zpráv přes Skype. Zatímco mnoho společností kromě své práce používalo Slack nebo Trello, nyní se stále více využívá Microsoft Teams. To je to, co to obnáší a co vám přináší výhody při práci s kolegy.
Microsoft Teams je odpovědí společnosti Microsoft na práci na dálku. Stručně řečeno, je to druh virtuální zasedací místnosti, kde mohou kolegové konzultovat, uskutečňovat videohovory a další. Je možné vytvořit skupiny, takže můžete například konzultovat celé účetní oddělení nebo pouze tým, který se zabývá výplatou mezd. Excel se všemi zaměstnanci a platy je snadno sdílen prostřednictvím Microsoft Teams, což znamená, že lidé dostávají méně e-mailů do své poštovní schránky a méně času tráví všechna nepsaná pravidla spojená s e-mailovou korespondencí.
Microsoft Teams: více než chatovací program
Microsoft Teams není „chatovací program“, kam můžete odesílat dokumenty: jedná se o nástroj pro spolupráci. Dokumenty Microsoft lze otevřít v prohlížeči stejně jako dokumenty Google a mohou je upravovat v reálném čase všichni lidé, se kterými je dokument sdílen (a kteří mají práva na úpravy). To znamená, že soubory a verze nemusí být neustále zasílány tam a zpět, protože každý má vždy po ruce nejnovější verzi. To zase šetří otázky týkající se verzí a odpovědnost, kterou někdo musí nést, aby udržoval přehled o všech těchto verzích a rozesílal je.
Proto velmi stimuluje práci z domova a působí proti tvorbě sila. Koneckonců existuje více spolupráce, protože je snazší pracovat s několika lidmi současně v jednom dokumentu. Práce z domova je snadná, protože do většiny kancelářských úloh můžete v Teams umístit vše, co potřebujete. Můžete jen volat, videohovory, chatovat, sdílet dokumenty, prohlížet si kalendář, zobrazovat oznámení a aktivity a můžete přidávat osobní aplikace.
Konektory
Kromě toho lze navázat spojení například s Mailchimp pro zasílání zpravodajů nebo Salesforce, aby bylo možné sledovat smlouvy a zákazníky. Tato připojení, nazývaná konektory, mohou přijímat informace z ekosystému Microsoft. Desítky těchto integrací jsou nyní možné, takže není žádným překvapením, že Microsoft Teams není vždy zdarma. V zásadě je to zdarma, ale pokud chcete také používat více produktů Office 365, rychle se zvýší na měsíční cenu v rozmezí od 6 do 12 eur za měsíc.
Pokud však toho moc nepotřebujete, pravděpodobně získáte spoustu výhod z Microsoft Teams pomocí bezplatného účtu: můžete jej zdarma používat až pro 300 lidí, můžete posílat neomezené zprávy a vyhledávat a dokonce i videohovory nebude vás nic stát. Pokud chcete něco uložit, na tým je 10 GB úložiště.
Možná si nyní myslíte: že Microsoft Teams je pouze pro společnosti. To není nutné. Můžete jej také použít ve skupinách přátel nebo ve velkých rodinách, například ke sdílení fotografií a účtenek během cesty. Účastníci však k tomu musí mít účet Microsoft. To je zdarma, ale může to znamenat další heslo, které si musíte pamatovat, a další účet, který je třeba sledovat. Pokud chcete například použít Microsoft Teams pro své samostatně výdělečně činné osoby, zjistíte, že z toho nedostáváte to, co potřebujete. Jak název napovídá, je to opravdu centrum pro týmy, takže skupiny lidí.
Microsoft Outlook
Jediná věc, která nám v týmech chybí, je integrace Outlooku. Na jedné straně má týmy zajistit, že v Outlooku strávíte méně času, ale nakonec - bez ohledu na to, jak dobře se týmy používají - e-maily budou vždy i nadále přicházet od externích osob a soukromých osob. Stále si tedy musíte ponechat ten starý dobrý Outlook, i když varianta webového prohlížeče by v Teams nevypadala nevhodně.
Teams je pro společnosti také zajímavý tím, že přichází také se zabezpečením, na které jsou od společnosti Microsoft zvyklí. Má dvoufaktorové ověřování a data jsou šifrována, stejně jako zbytek Office 365. Skype bude čím dál více mizet v pozadí, protože Microsoft chce, aby všichni přešli na Teams, což je mnohem integrovanější řešení. Nebojte se, společnosti musí do 31. července 2021 přejít na Microsoft Teams.
Microsoft Teams má jistě rozumný monopol na spolupráci pro velké společnosti, i když určitě existuje příležitost i mimo to. Mnoho lidí již používá Slack, největšího konkurenta Teams. Zajímá vás rozdíl mezi Microsoft Teams a Slack? Zde jsme dali dva nástroje pro spolupráci vedle sebe.
