Nepochybně nastanou dny, kdy neposíláte čtyři sta dopisů, které musí být opatřeny osobním pozdravem a dalšími osobními údaji. Právě proto existuje velká šance, že nejste obeznámeni s funkcí e-mailových konferencí ve Wordu a že strávíte hodiny něčím, co je možné za pár minut (a je také méně náchylné k chybám). Pomůžeme vám ušetřit ten čas.
1 Co jsou to adresáře?
Seznamy adresátů je funkce v aplikaci Word, která vám umožňuje importovat data například z dokumentu aplikace Excel. Předpokládejme, že máte dokument Excel obsahující data 25 lidí, Word použije funkci Mailings k vytvoření 25 dokumentů obsahujících tato data. Zbytek dokumentu doplníte standardními informacemi, které jsou pro každý dokument a každé písmeno stejné. Takže můžete generovat osobní dopisy velmi rychle, zatímco práci musíte provést pouze jednou. Přečtěte si také: Skutečný odborník na Word ve 12 krocích.
2 Přemýšlejte na chvíli
Zní to trochu neohrabaně, ale pozastavení je jedním z nejužitečnějších kroků v této dílně. Nic není otravnější než mít vše v džbánech a džbánech a pak zjistit, že musíte upravit dokument aplikace Excel, protože jste na něco zapomněli. Přemýšlejte o tom, co chcete v dokumentu Word. Pro ilustraci zašleme pozvánku na svatbu. Nejprve potřebujeme jméno a adresu pro adresování a osobní pozdrav, ale rádi bychom také přiřadili čísla stolu k večeři. Je zde 200 hostů, takže si dokážete představit, že by to byla obrovská práce ručně. S e-mailovým seznamem je to snadné.
3 Vytvořte dokument aplikace Word
Nyní, když máte základní představu o tom, co chcete do dokumentu vložit (v našem případě dopis), je čas to skutečně vypracovat. Spusťte Word a vytvořte nový dokument pomocí Soubor / Nový / Prázdný dokument. Můžete také jednoduše zvolit použití šablony, která nebude mít vliv na konečný výsledek. Poté vytvořte dokument nebo napište dopis, který chcete poslat. Vyplňte tento dopis, včetně oslovení, adresy vpravo nahoře (je-li relevantní) a v našem případě: přidělení čísel tabulky. Udělejte data, která chcete mít na chvíli automaticky vyplněná tučně, pak na ně později nezapomenete. Vyplněním dopisu získáte konkrétní přehled o tom, zda jste na něco zapomněli. Zkontrolujte dokument a v případě potřeby jej nechte zkontrolovat jinými zúčastněnými stranami (váš partner, kolega atd.), Abyste se ujistili, že jste na nic nezapomněli. Uložte dokument.
4 Vytvořte dokument aplikace Excel
Poté vytvoříte dokument aplikace Excel. Samozřejmě vám ušetří čas, pokud již máte v aplikaci Excel všechna jména a adresy, takže budete muset přidat pouze chybějící prvky. klikněte na Soubor / Nový / Prázdný sešit k vytvoření nového dokumentu. Šablony nejsou v tomto případě žádoucí, bude to jen matoucí, bude to co nejsvětlejší a nejjednodušší. Důležité je vědět, že sloupce v aplikaci Excel slouží jako předměty (tj. Jméno, adresa, číslo tabulky atd.) A řádky slouží jako souhrn všech těchto údajů, tj. V našem případě je každý řádek jiný osoba.
5 Vyplňte dokument aplikace Excel
Nyní můžete vyplnit dokument aplikace Excel. V našem případě umístíme do prvního řádku dokumentu následující nadpisy: Jméno, Příjmení, Adresa, PSČ, Město a Číslo tabulky. Jakmile to uděláte, zablokujte horní řádek v dokumentu kliknutím na kartu Socha na pásu karet a pak dále Blokovat / blokovat horní řádek. To je užitečné; například u dlouhých dokumentů můžete při posouvání dolů vidět, ve kterém sloupci znovu pracujete. Poté doplníte dokument dále: takže na každém řádku každého informace, která jde s nadpisy (v našem případě křestní jméno, příjmení atd.). Pokud chcete dokumenty odeslat e-mailem, potřebujete také záhlaví e-mailové adresy.
Věnujte pozornost správným vlastnostem buněk
Pokud používáte pouze text v dokumentu Excel, pomocí kterého chcete generovat dokumenty v aplikaci Word, nemusíte si dělat starosti s vlastnostmi buňky. Ale pokud chcete také zmínit například částky v konečném dokumentu, pak jsou důležité vlastnosti buňky. S vlastnostmi buňky řeknete aplikaci Excel, jaký je obsah buňky. Protože můžeme snadno vidět rozdíl mezi částkou, datem nebo číslem domu, Excel to nedokáže. Chcete-li aplikaci Excel sdělit, co přesně představuje obsah buňky, klikněte pravým tlačítkem na buňku a vyberte Vlastnosti buněk. V okně, které se zobrazí, vlevo můžete zvolit, jaký druh obsahu buňka obsahuje, a napravo to můžete dále konfigurovat (například zadáním počtu čísel, která by se měla zobrazit za desetinnou čárkou).
6 Průvodce hromadnou korespondencí
Váš dokument Word je ve výstavbě a všechny adresy a další informace byly zadány v dokumentu Excel. Word dokáže s informacemi z Excelu hodně, ale pak musí program samozřejmě nejprve vědět, kterého dokumentu se týká a co přesně s ním má dělat. Tento odkaz můžete snadno vytvořit pomocí průvodce v aplikaci Word. Ujistěte se, že máte dokument v aplikaci Word, do kterého chcete vložit data, otevřít a kliknout Mailing / Zahájit hromadnou korespondenci / Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem.
7 Vyberte dokument aplikace Excel
Nyní je čas učinit důležitá rozhodnutí. V prvním kroku nemusíte nic vybírat, protože jsme již vytvořili dokument. klikněte na Další a ponechat možnost Použít aktuální dokument vybraný. Klikněte znovu Další. Nechte možnost Pomocí existujícího seznamu vybrána a klepněte na Listy. Nyní přejděte do souboru s adresou, který jste vytvořili, a klikněte na Otevřít a dál OK v okně, které se objeví. Nyní uvidíte adresy z dokumentu aplikace Excel, kde je jako záhlaví použit první řádek (s názvem popisu, adresou atd.). klikněte na Další.
