Microsoft Office je absolutním standardem, pokud jde o kancelářský software, a také vynikající sadou. Není to však zdarma a ani ukládání všech dokumentů v cloudu Microsoftu není vždy tou nejlepší volbou. Alternativy jsou však vzácné a často jim chybí příležitosti pro centrální úložiště a spolupráci. Překvapivým konkurentem je Synology Office, který si jednoduše použijete na nose. Ukážeme vám jak.
Tip 01: Software na nas
Obvykle si koupíte NAS hlavně kvůli velké místní úložné kapacitě a pohodlí přístupu k vašim vlastním souborům z jakéhokoli zařízení a kdykoli. NAS však dokáže mnohem víc, například stahování médií, streamování filmů a zvuku a zobrazování fotografií. Je méně známo, že lídr na trhu nas Synology má vlastní sadu Office, která běží zcela na NAS. Není to tak rozsáhlé jako Microsoft Office, ale rozdíl je hlavně ve funkcích Wordu a Excelu, které mnoho lidí stejně nepoužívá. Mimochodem, Synology Office funguje v okně prohlížeče, a je proto více srovnatelný s Dokumenty Google než se samostatným softwarem MS Office.
Tip 02: Připravte si nas
Než začnete instalovat Synology Office na NAS, je důležité NAS nakonfigurovat a zkontrolovat. Přihlaste se k NAS a zjistěte, zda je k dispozici aktualizace ovládacího softwaru DSM prostřednictvím Start / Ovládací panely / Aktualizovat a obnovit. Pokud existuje nová verze, klikněte na Stáhnout / aktualizovat hned. Nas aktualizuje a restartuje software. Poté se znovu přihlaste a zkontrolujte, zda mohou existovat další aktualizace. Poté aktualizujte všechny nainstalované balíčky pomocí Centrum balíčků / Nainstalováno / Aktualizovat vše. Nebolí ani zakázání nebo odebrání balíčků, které již nepoužíváte. Chcete-li to provést, klikněte vedle názvu balíčku a v rozevírací nabídce vyberte možnost Stop nebo odstranit.
Je to opravdu zdarma?
Pojďme porovnat náklady na Synology Office a Microsoft Office. MS Office 365 Home stojí 100 eur ročně. Za to získáte Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote a Skype pro šest členů rodiny a 1 TB úložného prostoru na OneDrive pro všechny. Funguje na Windows, macOS, iOS a Android. Synology Office je však zdarma. Za to získáte textový procesor, tabulkový procesor, prezentační program a synchronizaci prostřednictvím jednotky Synology Drive. Kromě zakoupení vašeho NAS (který jste již pravděpodobně měli) vás Synology Office nebude stát žádné peníze, pouze nějaký prostor na vašem NAS.
Používání nas pouze jako paměťového média nevyhovuje schopnostem nasTip 03: Nainstalujte Office
Nainstalujte si Synology Office hned. Otevři to Centrum balíčků a klikněte na Všechny balíčky. Ve středu obrazovky vyberte ikonu Spolupráce Suite. Výběr dostupných balíčků byl nyní omezen na ty, které souvisejí se Synology Office. V každém případě nainstalujte Kancelář, Řídit, Povídat si, Poznámka stanice, Kalendář a Synology Application Service. Oba poštovní balíčky jsou volitelné a jsou důležité pouze v případě, že se chystáte posílat e-maily také přes nas. Chcete-li nainstalovat součást, klikněte na tlačítko Instalovat a proveďte všechny kroky průvodce instalací.
Nas není záloha
Pokud společnost Microsoft za vás provede všechny potřebné zálohy souborů na OneDrive, nedojde to na NAS automaticky a při použití aplikace Synology Office si to musíte zajistit sami. Nedělejte chybu, když si myslíte, že není nutná žádná záloha, protože soubory jsou stejně na nas. Pokud používáte Synology Office, nas je jediným úložištěm, a proto je rozumné jej zálohovat. Existuje spousta možností. Můžete provádět zálohy na jiný NAS nebo externí pevný disk, na služby online úložiště nebo na externí zálohovací zařízení, jako je Tandberg RDX Quikstor.
Tip 04: Vytvářejte uživatele
Mnoho zařízení NAS má pouze jednoho uživatele, správce. Pokud chcete Synology Office používat rozumně, už to není možné. Každý, kdo bude používat programy Office, musí mít na NAS svůj vlastní účet, který zahrnuje vás jako správce. Otevři to Kontrolní panel Synology a vyberte Uživatel / Vytvořit / Vytvořit uživatele. Vyplňte všechna pole pro prvního uživatele, zejména jméno, e-mail a heslo jsou důležité. klikněte na Další a učinit z něj uživatele skupiny uživatelů a skupiny http, ale ne z admin-skupina! Poskytněte novému uživateli přístup k aplikacím Povídat si, DSM, Řídit a možná doplňky jako File Station a Univerzální vyhledávání. Je to také pohodlná volba Základní složka povolit pro každého uživatele. Chcete-li to provést, klikněte na kartu Pokročilý. Ve spodní části obrazovky zaškrtnete políčko Povolit domácí službu uživatele a určit umístění základních složek. Také vložte možnost Povolit koš umožňující uživatelům obnovit smazané soubory. Rovněž se doporučuje zvolit Po obnovení hesla administrátorem přinutit uživatele ke změně hesla zapnout.
Tip 05: Spusťte Office
Chcete-li spustit Synology Office, otevřete hlavní nabídku nas a spusťte Řídit. Disk se otevře na nové kartě prohlížeče. Ačkoli Synology Office chce být skutečným konkurentem Microsoft Office, způsob, jakým balíček používáte, je spíše jako Dokumenty Google. Všechny programy běží v prohlížeči a nezačínáte s textovým procesorem nebo výpočtovým programem, ale pracujete z dokumentů. Drive je tedy jakýmsi Průzkumníkem dokumentů a složek na NAS. Hlavní komponenty jsou zobrazeny na levém okraji Drive. Od shora dolů jde o přístup ke složce Mé soubory ve kterém budou umístěny vaše vlastní dokumenty, Týmová složka do kterých lze umístit dokumenty týmu, a pod tím několik „vyhledávání“ jako např Sdíleno se mnou, Sdíleno s ostatními, Nedávno, S hvězdičkou a Odpadkový koš.
Tip 06: Vytvořte dokument
Chcete-li vytvořit první dokument, klikněte na Mé soubory a poté na znaménko plus vlevo nahoře. Nyní máte na výběr, jak si jednu vyrobit Dokument, a Tabulka nebo Diapozitivy. Názvy a barvy, které společnost Synology používá pro tyto tři typy dokumentů, jsou stejné jako názvy a barvy používané společností Microsoft v Office pro Word, Excel a PowerPoint. Chcete-li vytvořit první textový dokument, klikněte na Dokument. Nas otevře nový dokument na nové kartě v prohlížeči.
Programy Synology Office fungují stejně jako webové verze Wordu, Excelu a PowerPointu Tip 07: Upravit dokument
Po otevření můžete okamžitě začít psát. To není obtížné, protože rozhraní textového procesoru v Synology Office se podobá rozhraní Wordu jako dvě kapky vody. Vyplnění dokumentu textem a obrázky a jeho hezký vzhled vyžaduje jen malé úsilí. Pokud se v této části Synology Office rozhlédnete kolem sebe, uvidíte nejprve nabídky shora dolů, ve kterých mají místo všechny části balíčku. Pod ním panel nástrojů s tlačítky pro nejčastěji používané části, jako je písmo, velikost písma, barva atd. Písmo můžete vybrat kliknutím na tlačítko vedle Arial a vyberte písmo ze seznamu. Můžete však také vybrat jeden ze stylů odstavců z nabídky vedle něj kliknutím na tlačítko vedle něj Normální text kliknout. Pokud se na tuto lištu nevejdou všechny funkce, vpravo nahoře je dvojitá šipka dolů. Kliknutím na něj zviditelníte další funkce.
Tip 08: Vložte prvky
Chcete-li vložit obrázek, vyberte Vložit / Obrázek. V horní části okna vyberte umístění, kde lze obrázek najít. Může to být váš počítač, jednotka Synology Drive, samotný NAS nebo online umístění. Pokud je obrázek v počítači, můžete jej přetáhnout z počítače do okna pro nahrávání v prohlížeči. Poté klikněte na OK. Můžete měnit velikost a otáčet obrázek stejně jako v aplikaci Word. Pokud nechcete vložit obrázek, ale tabulku, klikněte na Vložit / Tabulka. Můžete ale také použít tlačítko pro Vložte tabulku použít na panelu nástrojů. Existuje mnoho dalších věcí, které můžete do dokumentu zahrnout, například tvary, grafy a komentáře.
Tip 09: Uložit dokument
Chcete-li uložit dokument, otevřete nabídku Soubor a vybrat si vás Přejmenování. Ve výchozím nastavení Synology Office pojmenuje každý nový dokument, dokud nebude uložen jako „Nepojmenovaný“. Zadejte nový název a klikněte OK. Totéž můžete udělat kliknutím na modrý název v pravém horním rohu okna prohlížeče. Nyní, když byl název změněn, uložte dokument pomocí Uložení souboru. Nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl + S, protože zde také jednoduše pracují. Po uložení dokumentu jej můžete také zavřít. To provedete zavřením karty prohlížeče. Nyní jste zpět na jednotce Synology Drive a nový dokument nyní uvidíte také ve složce Moje dokumenty. Stejným způsobem můžete také vytvořit a uložit dokument výpočtu nebo prezentaci.
Které Synology potřebujete?
Pro Synology Office nepotřebujete těžký NAS, ale ne každý Synology je vhodný. Nejlehčí Synologies pouze s jednou jednotkou nesplňují požadavky balíčku, ale ze dvou jednotek téměř všechny. Chcete-li zabránit ztrátě dokumentů, nakonfigurujte tyto dva disky buď na RAID1, nebo SHR, automatický raid společnosti Synology. JBOD nebo RAID0 se v kombinaci se Synology Office opravdu nedoporučují. Zvažte také množství paměti. Vzhledem k tomu, že nas bude provádět i další úkoly, pokud pracujete na více dokumentech s více lidmi, 512 MB paměti je ve skutečnosti příliš málo. Je zpravidla použitelné jakékoli zařízení Synology NAS se dvěma jednotkami a alespoň 1 GB vestavěné paměti. Pro jistotu zkontrolujte seznam kompatibilních modelů na www.synology.com.
Pro Synology Office potřebujete Synology NAS s minimálně dvěma disky a 1 GB paměti RAM Tip 10: Označte dokumenty
Tradičně můžete dokumenty uspořádat do složek. Kliknutím na něj znaménko plus vytvořit novou složku. Dalším způsobem je označovat dokumenty. Vyberte dokument a klikněte Štítky. Zadejte název štítku a klikněte Dělat. Vyberte barvu štítku a klikněte OK připojit štítek k dokumentu. Také uvidíte štítky použité na levém okraji Disku. Klikněte na štítek a zobrazí se všechny dokumenty s tímto štítkem. Chcete-li k dokumentu připojit existující štítek, přetáhněte jej na Disku na štítek. Dokument můžete také přidat do seznamu oblíbených přidělením hvězdičky. Ve všech dokumentech můžete také vyhledávat podle klíčových slov nebo jiných charakteristik pomocí vyhledávacího pole v pravé horní části obrazovky.
Tip 11: Sdílejte dokument
Pokud chcete, aby ostatní mohli dokument číst nebo dokonce upravovat, začněte sdílením dokumentu s ostatními. klikněte na Podíl a vyberte na Nastavení ochrany osobních údajů způsobem, který chcete sdílet. Poté zadejte do pole Seznam pozvaných jméno uživatele a udělit mu konkrétní práva pro tento dokument. S spravovat druhá se stává úplným spoluvlastníkem dokumentu, ale existuje také několik nižších úrovní práv. Pomocí znaménka plus můžete udělit práva několika osobám. Poté klikněte na Uložit. Lidé, se kterými dokument sdílíte, ho poté uvidí ve složce Sdíleno se mnou v jejich aplikaci Disk.
Tip 12: Spolupracujte
Sdílené dokumenty obvykle obsahují změny nebo komentáře. Na mapě Sdíleno se mnou obsahuje dokumenty, které s vámi sdíleli ostatní. Po otevření můžete dělat to, k čemu jste dostali práva. Pomocí tlačítka Vložit komentář Můžete například přidat komentáře na panel nástrojů v horní části obrazovky. Ty pak můžete vidět vedle něj na okraji. Dokument může také obsahovat komentáře od několika lidí. Na to můžete také odpovědět sami. Tímto způsobem můžete vylepšit sdílený dokument společně s ostatními. Jako vlastník dokumentu můžete zaškrtnout komentáře, jakmile budou zpracovány a zmizí. Pokud je Synology Chat nainstalován na NAS, můžete také diskutovat o komentářích živě v chatu s ostatními uživateli.
Tip 13: Vzdálený přístup
Aby byl přístup k dokumentům na NAS ještě snazší, nabízí Synology několik užitečných aplikací. Pro PC existuje jednotka Synology Drive, která vytvoří složku v počítači a synchronizuje se s dokumenty na NAS. Dvojitým kliknutím na jeden z dokumentů se otevře Synology Office v prohlížeči a můžete dokument upravit. K dispozici jsou také aplikace Synology Drive pro zařízení Apple a Android. Pro bezpečný přístup přes internet nabízí aplikace Synology QuickConnect. S několika kliknutími máte vše funkční. Každému novému uživateli, který se poprvé přihlásí na Disk na NAS, bude nabídnuto stažení a instalace aplikací.
