Disk Google je užitečný jako externí archivní prostor nebo pro sdílení souborů. Ale stejně jako fyzický úložný prostor se rychle stává nepořádkem. Vypadá váš Disk Google také jako přetékající kartotéka? Poté proveďte nějakou práci organizace. S tipy v tomto článku můžete vyčistit Disk Google, abyste získali přehled.
Zobrazení seznamu
Vy rozhodujete, jak získat složky a soubory na Disku Google na obrazovce: v zobrazení seznamu nebo mřížky. Pokud přejdete do zobrazení seznamu, můžete nastavit řádkování. Chcete-li to provést, klikněte na ozubené kolo, kde změníte nastavení Hustota najde. V této rozevírací nabídce nastavíte hustotu řádků seznamu Kompaktní, Prostorný nebo Velmi prostorný.
Mnoho uživatelů se soustředí na střed obrazovky, když chtějí uspořádat soubory na Disku Google. Lepší je uspořádat složky podle levého navigačního panelu a vyhradit střed obrazovky pro zobrazení obsahu vybrané složky.
Organizovat
Máte na Disku Google pověšené množství dokumentů, které nejsou přehledně uspořádány do složek? Pak víte, že něco není v pořádku. Tím ztěžujete ostatním - zejména v organizaci. Pracujte tedy s podsložkami; který pomáhá rozdělit soubory do menších konkrétních skupin. Vždy používejte smysluplné jedinečné označení, které je krátké a sladké, aby nedošlo k záměně. A buďte důslední ve způsobu, jakým pojmenujete složky a soubory.
Pokud můžete založit složku s číslem nebo číslem, nenechte si ujít příležitost. Tím se vaše složky automaticky vizuálně uspořádají. Buďte opatrní s mezerami a interpunkčními znaménky. Nepoužívejte tedy Fotky z roku 2019, ale 2019_Fotos. Pro netříděné soubory můžete použít jednu složku, ale co nejvíce se jí vyhněte. Taková složka Allerlei se rychle stane další nevyžádanou skříňkou.
Barvy
Na Disku Google jsou všechny složky ve výchozím nastavení zobrazeny šedě, ale do složek můžete přidat 24 barev. Klikněte pravým tlačítkem na složku v postranním panelu nebo v hlavním okně a použijte příkaz Změnit barvu. Poté vyberte požadovanou barvu. Jelikož názvy složek odkazují na obsah, můžete použít barvy pro jinou dimenzi. Například můžete ponechat složky nebo podsložky obsahující práci, kterou jste nyní dokončili, šedě. Ale složky, ve kterých pracujete, mohou být například zelené. Pokud chcete rychle získat přístup ke svým aktuálním událostem, vyberte zelené složky.
Pokud pracujete se sdílenými složkami, které jsou určeny pro různé skupiny, můžete vytvořit žlutou složku pro týmovou žlutou a červenou složku pro týmovou červenou. Nebo můžete dát barvu vašim složkám pro stahování nebo vašim osobním složkám. Možná má smysl, že každý projekt má jinou barvu?
S hvězdou
Vlevo nahoře Disk Google označuje kategorie: Můj disk, Sdíleno se mnou, Nedávné a S hvězdičkou. Označte často používané dokumenty hvězdičkou. To provedete kliknutím pravým tlačítkem na dokument. Taková hvězda vám ušetří další hledání práce.
Kromě toho jsou hvězdičky užitečné k označení, které dokumenty ještě musíte dokončit. Po dokončení práce hvězdu odstraňte. Pokud na to zapomenete, může se i seznam hvězdných souborů rychle zaplnit.
Uvolněte prostor na Disku Google
Google byl jedním z průkopníků mezi službami cloudového úložiště, které překročily hranici 10 GB volného úložného prostoru. Nyní má každý uživatel 15 GB úložiště zdarma. To zní skvěle, ale každý, kdo nahraje velké video soubory, mnoho fotografií ve vysokém rozlišení a objemné soubory PDF, zjistí, že tato kvóta je také konečná. Google má také svůj vlastní způsob výpočtu obsazené úložné kapacity. Tento limit 15 GB se nevztahuje pouze na vše na vašem Disku, ale také na všechny vaše zprávy a přílohy v Gmailu.
O to větší je důvod pravidelně čistit poštovní schránky a odstraňovat velké přílohy. Podrobnosti svého úložiště můžete zobrazit na webu úložiště Disku Google. Dokumenty, které vytvoříte pomocí Dokumentů, Prezentací a Tabulek Google, se však nezapočítávají do vašeho úložiště Disku Google. Díky tomu, že pracujete v nativním formátu Google, bude váš Disk Google štíhlý.
Způsob, jakým používáte Fotky Google, je také důležitý, abyste se drželi limitu 15 GB. Pokud používáte Fotky Google, můžete fotografie uložit pomocí nastavení Vysoká kvalita (2048 x 2048 pixelů) místo Origineel. To vám umožní ukládat neomezené množství fotografií. Totéž platí pro videa, pokud jim Google dovolíte komprimovat je na 1080p (full hd).
Když budete mít přehled o dostupném prostoru a uložených datech, můžete začít čistit. Vyberte sekci Moje jízda a přepněte do zobrazení seznamu. Vlevo dole můžete vidět, kolik úložného prostoru aktuálně využíváte. Protože Google nepočítá soubory, které s vámi ostatní sdílejí, do vaší kvóty, je nejlepší se zeptat, které soubory jsou skutečně vaše. Proto použijte funkci vyhledávání a klikněte do vyhledávacího pole na šipku směřující dolů, aby se pole zobrazilo Majitel možnost Vlastněno mnou může vybrat. Klikněte na modré tlačítko Vyhledávání a získáte seznam vlastních souborů. Odstraňte dokumenty, které již nepotřebujete.
Protože jste nyní v režimu organizace, okamžitě vyhodíte věci, které již nepoužíváte. Když soubor z Disku Google smažete, přesune se do koše. Všechny soubory v koši tam mohou zůstat a zabírat úložný prostor, dokud koš nevyprázdníte.
Pokud je dokument, který odstraníte, soubor, který s vámi sdílí někdo jiný, bude soubor smazán pouze vám. Pokud se týká dokumentu, který sdílíte s ostatními, ostatní uživatelé také ztratí přístup k dokumentu, pokud ho sami smažete. Disk při mazání souborů nezobrazí potvrzovací zprávu, ale pomocí tlačítka budete mít možnost smazání vrátit zpět vrátit.
Kopírování sdílených dokumentů
Zobrazit kategorii Sdíleno se mnou. I zde může být nepořádek se soubory a složkami. Takto sdílený soubor můžete přesunout do jakékoli složky na Disku Google. K tomu použijte příkaz pravým tlačítkem myši Přesunout do. Pamatujte však, že takový sdílený soubor vždy zůstává majetkem původního vlastníka. Může to vždy smazat a pak to zmizí i z vás. Pokud se týká souboru, který opravdu nechcete ztratit, můžete si z bezpečnostních důvodů vytvořit kopii tohoto souboru.
Taková kopie již není spojena s uživatelem, který ji původně sdílel. Nová kopie je tedy vaše. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na sdílený soubor a vyberte příkaz Udělat kopii. Tato kopie se zobrazí na mém disku, nikoli v kategorii Sdíleno se mnou.
Převod souborů PDF
Máte na svém Disku Google spoustu souborů PDF? Pokud jde o objemné soubory, můžete ušetřit místo převedením do formátu Dokumentů Google. Koneckonců víte, že tyto nejsou zahrnuty do výpočtu vašeho obsazeného úložného prostoru. Tuto konverzi provedete kliknutím pravým tlačítkem na soubor a poté spustíte příkaz Otevřít s vyberte, následovaný Google dokumenty. Výsledkem je dokument Google s přesně stejným názvem jako soubor PDF.
Poté můžete soubor PDF odstranit. Nezapomeňte vysypat koš. Můžete také určit v nastavení Disku Google, aby se ve výchozím nastavení převáděly všechny nahrané soubory do formátu Dokumentů Google.
Symbolické odkazy
Nakonec předpokládejme, že chcete uchovávat různé kopie stejného souboru v různých složkách na Disku Google. Například jste sdíleli několik složek s jinými lidmi a určité dokumenty jsou určeny pro všechny týmy. Chcete, aby někdo změnil něco na jedné kopii tohoto souboru, tyto změny se okamžitě projeví na všech kopiích. To funguje se symbolickým odkazem. Ve skutečnosti vytvoříte alias tohoto souboru.
Vyberte soubor, ze kterého chcete vytvořit symbolický odkaz, a použijte kombinaci kláves Shift + Z. Tím se vyvolá mini-nabídka, ve které určíte, do které složky má být umístěn symbolický odkaz. Klávesová zkratka Shift + Z funguje v systémech Windows a macOS. Zástupce můžete použít na soubory i složky. Když odstraníte hlavní soubor, zmizí také symbolické odkazy.
