Jak

Vytvořte databázi pomocí Sodadb

Chcete-li nastavit správu divadelního klubu nebo uspořádat stále rostoucí sbírku komiksů, potřebujete digitální systém správy. Poté můžete uvolnit funkce inteligentního vyhledávání pro tisk seznamů, poštovních zásilek a štítků. Vyvarujte se, aby váš administrativní systém skončil na nejasné slepé ulici, a použijte databázi! Pomocí bezplatného programu Sodadb můžete nastavit online databázi, kterou můžete snadno sdílet s ostatními.

Tip 01: 10 000 záznamů

Existuje poměrně málo bezplatných online databázových řešení. Zde používáme Sodadb (Simple Online Database), online správce databází, který se pyšní svou uživatelskou přívětivostí. Aby to bylo uživateli co nejjednodušší, tvůrci vypustili speciální funkce. V bezplatné verzi můžete spravovat až 10 000 záznamů, což je pro většinu domácích uživatelů více než dost. Pokud to chcete zvýšit na 35 000 záznamů, platíte 3,49 $ měsíčně. V Sodadb je možné nahrát externí soubory, které je propojí se záznamy, ale ve volné verzi je úložný prostor velmi omezený. Databázi můžete sdílet a upravovat prostřednictvím webové adresy. Sodadb navíc šifruje připojení k serveru, takže jsou vaše data chráněna. A nakonec se v zásadě nevyžaduje žádná registrace. Projděte si web www.sodadb.com a začněte.

Databáze versus tabulka

Tabulky a databáze se používají ke správě, ukládání, vyhledávání a úpravám dat. Tabulka je užitečná pro zpracování velkého množství dat stejného typu, jako je dlouhý, ale jednoduchý seznam adres. Pokud však chcete zobrazit různé zdroje dat ve vztahu k sobě navzájem, potřebujete databázi. Databáze je jako tabulka o steroidech. V databázi je snazší spravovat hodně (stovky nebo tisíce) dat. Kromě toho byla vytvořena taková databáze ke shromažďování údajů prostřednictvím dotazů pro pokročilé vyhledávání. Z výsledku vyhledávání pak můžete například tisknout štítky nebo posílat e-maily. Rovněž můžete snadno přiřadit různá práva různým skupinám uživatelů. Například jedna skupina může vidět pouze základní informace, zatímco existuje také skupina, která může upravovat data, a skupina, která může vidět a upravovat pouze data, která tito členové skupiny sami zadali.

Tip 02: Šablony

Pokud jste nikdy předtím s databází nepracovali, je nejlepší se podívat na šablony. Vpravo nahoře jsou Šablony v zeleném poli. Vypadají slibně: osobní adresář, hudební sbírka, filmová a knižní sbírka, obchodní kontakty a další. Můžete rozšířit sadu šablon a získáte ještě více: online petici, zákaznickou základnu atd. Pod těmito odkazy můžete také vidět odkaz Začít od začátku pro ty, kteří chtějí začít od nuly. Šablony jsou uspořádány do Osobní a Obchodní. Pokud se vám zdá návrh databáze příliš obtížný, designér je ochoten přizpůsobit databázi vašim osobním přáním, žádá pouze o malý dar.

Můžete začít od šablony, což je užitečné, pokud jste nikdy předtím s databází nepracovali

Tip 03: Tajná adresa URL

Začněme od Osobní adresář. V dalším okně část obrazovky blokuje široký oranžový pruh. Sodadb požádá o vaši e-mailovou adresu pro zveřejnění databáze na tajné internetové adrese. Prostřednictvím této osobní adresy program uloží design a všechna nastavení pro příště. Po zadání vaší e-mailové adresy se Sodadb zeptá, zda se jedná o vaši první online databázi. Pokud jste pomocí tohoto nástroje vytvořili více databází, můžete je spravovat společně. Pokud se chcete jen podívat na šablonu, klikněte na Udělám to později.

Více databází

To, že musíte zadat jednu e-mailovou adresu, ještě neznamená, že můžete vytvořit pouze jednu databázi. Na jednu e-mailovou adresu můžete propojit více databází. Na kartě Moje další formy najdete všechny databáze, které jste vytvořili pomocí tohoto programu.

Tip 04: Záznamy a pole

Zprávu si můžete přečíst v pracovním okně osobního adresáře Nenalezeny žádné záznamy. Databázi tvoří záznamy, které můžete porovnat s informačními listy. Každý záznam obsahuje data v různých polích. Názvy polí jsou tučně. V tuto chvíli jsou názvy polí v angličtině. Chcete-li tato pole upravit, musíte přejít na Nabídka možností, vlevo nahoře. Otevřete tuto nabídku a klikněte na Nastavte si vlastní pole. Na Sodadb může každý záznam obsahovat maximálně 35 polí: to je spousta informací. Aby bylo vše jasné, Sodadb seskupuje těchto 35 polí do skupin po 5.

Tip 05: Upravte pole

Klikněte na první skupinu: Zobrazit pole 1-5. Nejprve můžete anglické názvy polí nahradit holandskými výrazy. Pokud jsou v šabloně pole, která nechcete zobrazit, můžete je podle nastavení zneviditelnit Viditelné na Ne. konfigurovat. Ke každému názvu pole můžete přidat text nápovědy. Toto je text, který se brzy objeví ve světle šedé barvě pod polem, aby pomohl uživatelům správně zadávat všechna data. Tímto způsobem například určíte, jak by mělo být zaznamenáno datum. V této šabloně jsou všechna pole 1 až 5 Typ sloupce. Jste spokojeni s těmito prvními pěti? Poté upravte pole 6 až 10 atd. Nezapomeňte na Uložittlačítko před zavřením tohoto okna.

Rozevírací seznam

Chcete-li v určitém poli povolit pouze určité možnosti, pracujete s rozbalovací nabídkou. V tomto příkladu zadáme provincii do pole 6. Chcete-li upravit typ vstupního pole, klikněte nyní na tlačítko vlevo typ sloupce Stát. Zde vyberte možnost rozbalovací nabídka. Do zeleného pole zadejte nové hodnoty výběru, například: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland a tak dále.

Tip 06: Vyplňte ručně

Všechny názvy polí, které jste upravili, vypadají úhledně a text nápovědy je také jasný. Když jsou všechna pole připravena, můžete první záznam vyplnit ručně. zmáčknout tlačítko Nový a poté se objeví první čip, kterému je okamžitě přiřazeno pořadové číslo. Jakmile vyplníte první list, je zde tlačítko Uložit a nové připravit další záznam. Po dokončení klikněte na Uložit. Tím se vrátíte do přehledu sloupců, kde se všechny záznamy zobrazují pod sebou.

Aby import probíhal hladce, je na webu šablona importu

Tip 07: Excel do databáze

Pokud máte seznam v aplikaci Excel nebo Word, můžete tyto informace samozřejmě přepsat, ale to je zdlouhavá práce. Tímto způsobem je navíc zaručeno, že překlepy skončí v databázi. Proto je mnohem rozumnější importovat existující seznam do Sodadb. Tento program importuje pouze data uložená jako soubor CSV. CSV znamená „hodnoty oddělené čárkami“, takže data musí být oddělena čárkami. Soubor musí navíc obsahovat tolik sloupců, kolik je uvedeno ve vaší databázi.

Tip 08: Import šablony

Aby import probíhal hladce, je na webu šablona importu. Najdete jej přes Nabídka možností a tam si vyberete Importujte svá data. V tomto poli kliknete na Stáhněte si šablonu databáze. O několik sekund později máte soubor CSV, který lze otevřít v aplikaci Excel. V této tabulce jsou všechny sloupce již připraveny na základě databáze, kterou jste vytvořili. Nyní otevřete svůj starý starý seznam dat. Zkopírujte data a vložte je do příslušných sloupců šablony aplikace Excel. Pak tento soubor Excel uložíte jako: jeden oddělen čárkami hodnoty (.csv). Pak se k tomu vrátíte Nabídka možností. Klikněte níže Importujte svá data tlačítko Vyberte soubor. Vyberte soubor .csv, který jste právě připravili. A všechna data se v online databázi úhledně valí, aniž byste museli psát jedno písmeno.

Pokud se vám postup importu zdá stále příliš obtížný, můžete zavolat vývojáře. Na webu Sodadb jsme se dočetli, že návrhář chce data importovat za vás. I za to žádá pouze malý dar.

Tip 09: Jednoduché vyhledávání

Když se databáze skládá ze stovek nebo dokonce tisíců záznamů, nemůžete se obejít bez vyhledávací funkce. S vyhledávacím formulářem konzultujete databázi pomocí různých logických rovnic. Předpokládejme, že chcete vyhledat data Elise Janssenové a kliknout na Zobrazit normální vyhledávací formulář. Zobrazí se vyhledávací formulář, ve kterém jsou k dispozici všechna pole. Zadáte vedle vyhledávacího pole Jméno termín Elise v a v Příjmení termín Janssen. Poté klikněte na tlačítko Hledat pod klíčovými slovy a vyhledejte záznamy, které odpovídají tomuto vyhledávacímu dotazu.

Uložit vyhledávání

Například pokud jste vyhledali, kdo má narozeniny v lednu a kdo v únoru, můžete si tato pokročilá přiřazení zaznamenat na později. Uložená vyhledávání se zobrazují pod sebou ve vyhledávacím poli vlevo nahoře. Můžete to rozbalit kliknutím na modré pole s bílou šipkou.

Někteří uživatelé mohou prohlížet pouze data, jiní mohou také zadávat a měnit informace

Tip 10: Pokročilé vyhledávání

S Sodadb je možné provádět pokročilé vyhledávání. Je to vlastně jednodušší, než to vypadá. Vyhledávací dotaz, který jsme právě zadali pomocí polí, se zobrazí ve vyhledávacím poli jako # Křestní jméno # ​​= "Elise" A # Příjmení # = "Janssen". Ve vyhledávání je pole mezi hash značkami a hledaný výraz je uzavřen do jednoduchých uvozovek. Takže pokud # Křestní jméno # ​​= "Elise" NEBO # Křestní jméno # ​​= "Elisa" Sodadb hledá všechny záznamy s křestními jmény Elise nebo Elisa. Vytvořili jste databázi tisíců CD, která se skládá z polí: Umělec, Album, Počet CD. Pak najdete s hledáním # Počet CD # <"5" všichni umělci, z nichž máte méně než pět CD. Pokrývá všechny logické funkce a možné vyhledávací dotazy zde, jde příliš daleko, funkce Nápověda tohoto programu obsahuje dostatek příkladů.

Tip 11: Další uživatelé

Chcete-li sdílet informace z databáze, přidejte uživatele. Někteří mohou zobrazit data, jiní mohou také zadávat a měnit informace. Klikněte na Nabídka možností. Nejprve musíte chránit databázi pomocí tlačítka Chraňte svou databázi. K tomu musíte zadat svou e-mailovou adresu (pokud jste tak dosud neučinili). Poté klikněte dovnitř Nabídka možností na zadání Nastavte své sub-uživatele. Zadáte e-mailové adresy lidí, kteří budou mít přístup do databáze. Zároveň se rozhodnete, zda mohou záznamy zobrazit, přidat nebo změnit. Třetí možností je, že získají přístup (zobrazení, přidání a změna) pouze k záznamům, které sami zadají.

Tip 12: Nástroje pro úpravy

V návrhovém zobrazení můžete záznamy dále upravovat pomocí různých nástrojů nalevo od každého záznamu. K dispozici jsou čtyři ikony: Upravit, Pohled, odstranit a Více možností. První tři ikony jsou také vysvětlující Více možností (zelené znaménko plus) je zajímavý. Pod touto položkou jsou příkazy jako Zkopírovat do schránky, Vytisknout záznam, Poslat e-mailem, Přejít na web a Zobrazit na mapě. Zda můžete tyto přiřazení užitečně použít, závisí na informacích obsažených v záznamu. Pokud data obsahují adresu nebo souřadnice GPS, můžete otevřít mapu Map Google v panelu pomocí Zobrazit na mapě. Pokud záznam obsahuje e-mailovou adresu, pak přiřazení Poslat e-mailem opět užitečné. Můžete odtud tedy také tisknout jednotlivé záznamy, exportovat je do souboru CSV nebo je zkopírovat do schránky počítače.

Vývozní

V Nabídka možností existuje také praktická funkce exportu pro export všech nebo pouze nalezených záznamů do souborů CSV nebo TXT. Pokud záznamy obsahují e-mailové adresy, můžete je dokonce exportovat přímo do seznamu adresátů. A pro ty, kteří stále chtějí tisknout staromódní adresní štítky, je tu funkce Exportujte více sloupců pro štítky.